Офис-менеджер (Администратор)

Компания ЗАО «Фирма Техника» (проектирование, строительство, реконструкция и техническое обслуживание инженерных систем производственных предприятий, зданий и сооружений городской инфраструктуры)

в связи с организационными изменениями ищет в команду офис-менеджера, способного эффективно планировать и координировать жизнедеятельность офиса в условиях активного роста компании и динамичной среды.

Обязанности:

• Ведение делопроизводства в компании: регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции, сканирование передача документов ответственным лицам, архивирование, оформление курьерских/почтовых отправлений (отправление и получение корреспонденции на почте и через курьерские службы);
• Административно-хозяйственное обеспечение офиса - 50+ человек (заказ воды, канцелярии, продуктов питания, мебели и пр.), в т.ч. хозяйственное обеспечение строительных объектов (вода, канцелярия);
• Контроль чистоты и порядка в офисе, местах общего пользования (кухни), в т.ч. курирование ремонта офиса и техники, уход за растениями, учет и хранение оборудования (через взаимодействие с клинингом и эксплуатацией БЦ);
• Организация и контроль работы сторонних подрядчиков (клининг, технический персонал);
• Работа с первичной документацией по административно хозяйственной деятельности компании (акты, счета, счет-фактуры, приходные накладные – сканирование, загрузка в программу 1С); Контроль оплаты счетов по своей зоне ответственности;
• Подготовка рабочих мест для новых сотрудников;
• Организация приема посетителей;
• Помощь в организации и проведении корпоративных мероприятий совместно с отделом персонала;
• Ведение канала компании в соц сетях (размещение общих новостей, поздравлений сотрудников);
• Travel-сопровождение (бронирование ж/д и авиабилетов, трансфер, отели) - редко;
• Решение административно-хозяйственных вопросов по второму офису компании (контроль клининга, подача показаний, работа с корреспонденцией);
• Выполнение поручений руководства компании.

Требования:

• Высшее образование;
• Опыт работы в должности администратор офиса/офис-менеджер от 1 года;
• Желание и умение заботиться о коллегах и комфорте в офисе;
• Высокий уровень коммуникативных навыков;
• Опыт работы офис-менеджером/администратором в строительной компании будет преимуществом;
• Опыт работы с первыми лицами компании;
• Готовность работать в динамичной среде развивающейся компании;
• Умение работать с ПК и оргтехникой; хороший уровень знания офисных программ;
• Умение работать в режиме многозадачности, высокий уровень самоорганизации и стрессоустойчивости.

Условия:

• Официальное трудоустройство по ТК РФ;
• Конкурентоспособная заработная плата;
• Полис ДМС после испытательного срока;
• Работа в дружном и профессиональном коллективе;
• Возможность карьерного и профессионального роста;
• Рабочий день с 8-30 до 17-30 ч.;
• Комфортный офис на Васильевском острове; 10 минут пешком от м.Горный институт;
• Своя кухня, кофе, чай, вода, конфеты;
• Корпоративные мероприятия, в т.ч. новогодние подарки детям работников.