Главный специалист отдела хозяйственного обеспечения

Обязанности:

Участие в исполнении обязательств по договорам, относящимся к компетенции Отдела:

• мониторинг исполнения обязательств по заключенным договорам, своевременности и полноты представления контрагентами первичных и других документов, установленных договорами;
• подготовка, оформление и направление претензий контрагентам;
• осуществление сверки расчетов по договорам по окончании сроков их действия;
• контроль своевременного получения от контрагентов закрывающих документов по договорам/счетам-офертам;
• проверка соответствия закрывающих документов условиям договоров;
• размещение скан-копий закрывающих документов по договорам/счетам-офертам в установленной сетевой папке;
• передача закрывающих документов по договорам/счетам-офертам.

Оплата счетов по договорам:

• контроль своевременности расчетов по договорам на оплату недвижимого имущества, услуг от контрагента/контрагенту в установленных случаях:
• проверка соответствия счетов условиям договоров;
• оформление счетов на оплату, их согласование с профильными подразделениями и передача для последующего исполнения.

Организация доставки грузов из головного офиса в региональные подразделения:

• сбор заявок от работников Банка на отправку грузов и их консолидация;
• размещение консолидированной заявки на отправку грузов на сайте транспортной компании;
• оформление транспортных накладных на отправку грузов на сайте транспортной компании;
• организация погрузочно-разгрузочных работ для отправки грузов;
• отслеживание на сайте транспортной компании статуса отправленных грузов;
• получение от транспортной компании ежемесячного отчета по отправленным грузам, его проверка;
• проверка оформленных счетов на оплату услуг транспортной компании;

Заключение дополнительных соглашений к договорам на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, в том числе соглашений о расторжении договоров, отнесенных к компетенции Отдела:

• подготовка, согласование договоров с профильными подразделениями;
• организация подписания договоров со стороны уполномоченных лиц Банка, контрагентов;
• направление экземпляров договоров контрагентам;
• заключение в установленном порядке дополнительных соглашений, в том числе соглашений о расторжении договоров, уведомлений контрагенту о расторжении договоров.

Требования:

• Опыт работы не менее трех лет в области хозяйственного обеспечения офисных компаний

• Microsoft Office (приложения Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

  Excel: работа с таблицами и данными (ввод и форматирование данных, используя формулы для вычислений, формирование диаграмм, работа с базами данных с помощью таблиц и сводных таблиц)

• Умение работать с большим объемом информации

Условия:

• Офис - м. Спортивная / Фрунзенская, ул. Усачева, 24
• Оформление по ТК РФ
• График работы 5/2, пн.- чт. с 9.00 до 18.00, пт. с 9.00 до 16.45, сб, вс - вых. дни
• Расширенный социальный пакет