Бизнес-ассистент по строительным и инженерным проектам

Обязанности:

• Ведение системы хранения файлов проекта (файлинга) и обеспечение порядка в документации;
• Регистрация счетов и актов выполненных работ в системе 1С, контроль их оплаты и своевременного оформления;
• Поддержка руководителя проекта в организации работы, контроль соблюдения сроков и объемов выполнения задач командой и подрядчиками;
• Ведение деловой переписки, подготовка официальных писем, протоколирование совещаний и контроль выполнения решений;
• Обеспечение соблюдения корпоративных стандартов, регламентов и процедур в рамках проекта;
• Контроль своевременного предоставления первичной документации от участников проекта и координация ее обработки;
• Регистрация договоров в системе 1С, контроль их подписания, а также оперативное устранение замечаний в процессе подготовки документов;
• Отслеживание графика реализации проекта, контроль соблюдения сроков и объемов работ;
• Ведение реестров по проекту для управленческого учета и актуализация данных;
• Подготовка отчетных материалов о ходе реализации проекта;
• Организация технической и административной подготовки документов и мероприятий для проведения тендеров;
• Мониторинг выполнения поручений сотрудников проекта и подрядных организаций;
• Ведение документооборота по проекту в электронном и бумажном виде, обеспечение его актуальности и порядка.

Требования:

• Высшее образование;
• Знания 1С документооборот обязательно;
• Свободное владение программами MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
• Минимум 4 года опыта работы в качестве помощника руководителя или бизнес-ассистента в крупной компании;
• Способность быстро реагировать на возникающие ситуации, находить нестандартные решения и принимать оперативные меры;
• Свободное владение английским языком;
• Отличные коммуникативные навыки и умение эффективно взаимодействовать с разными уровнями сотрудников и партнёрами;
• Умение работать с конфиденциальной информацией и соблюдать корпоративную этику;
• Внимательность к деталям и готовность перепроверять отчеты, от РП.

Условия:

• Официальное трудоустройство;
• График работы 5/2, с 09:00 до 18:00 (Возможны командировки);
• Оформление полиса ДМС после завершения испытательного срока;
• Доплата до 100% от оклада по больничным листам;
• Возможность получения материальной поддержки;
• Оплачиваемые дни отпуска по важным личным событиям;
• Доступ к программе скидок;
• Льготные условия занятий в фитнес-клубах.