Заведующий сектором организационного обеспечения

Обязанности:

• организация документооборота в приемной Президента Российской Федерации в Волгоградской области (далее – приемная Президента);

  обеспечение ведения делопроизводства в приемной Президента Российской Федерации в Волгоградской области в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации Президента Российской Федерации;

  осуществление информационно-справочной работы с документами в приемной Президента;

  осуществление контроля процесса и сроков исполнения документов
  в приемной Президента;

  организация оперативного хранения документов в приемной Президента, передачи дел для последующего хранения в архив или на уничтожение.

  Должностные обязанности заведующего сектором:

  обеспечение выполнения задач и функций, возложенных на сектор;

  выполнение точно и в срок указаний и поручений вышестоящего
  и непосредственного руководителя;

  проведение обработки (централизованный учет и регистрация
  в информационных системах) обращений заявителей, поступивших
  в приемную Президента Российской Федерации в Волгоградской области (далее именуется – приемная Президента Российской Федерации)
  и адресованных Президенту Российской Федерации;

  обеспечение своевременного рассмотрения обращений заявителей, поступивших в приемную Президента Российской Федерации
  и адресованных Президенту Российской Федерации;

  направление обращений заявителей, поступивших в приемную Президента Российской Федерации и адресованных Президенту Российской Федерации, с поручением о решении по существу поставленных вопросов в соответствующие территориальные органы федеральных органов власти, органы государственной власти Волгоградской области и органы местного самоуправления муниципальных образований Волгоградской области, в соответствии с их компетенцией с уведомлением об этом заявителей;

  направление обращений заявителей, поступивших в приемную Президента Российской Федерации и адресованных Президенту Российской Федерации, которые содержат вопросы, относящиеся к компетенции территориальных органов федеральных органов межрегионального уровня, федеральных органов и требующие их решения, а также внимания Президента Российской Федерации, в приемную Президента Российской Федерации в Южном федеральном округе;

  осуществление приема граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства в день их обращения
  в приемную Президента Российской Федерации, в соответствии
  с утвержденным полномочным представителем Президента Российской Федерации в Южном федеральном округе режимом работы приемной Президента Российской Федерации;

  информирование руководителя приемной Президента Российской Федерации о нарушении сроков рассмотрения обращений заявителей;

  проведение анализа результатов проверок государственных органов по исполнению и соблюдению законодательства Российской Федерации
  и законодательных актов Волгоградской области по вопросам рассмотрения обращений граждан;

  подготовка проектов ответов на запросы, обращения государственных органов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, а также учреждений, организаций и граждан;

  осуществление контроля принятых решений и документов
  по вопросам, отнесенных к компетенции заведующего сектором;

  исполнение иных поручений руководителя приемной Президента Российской Федерации, начальника отдела, входящих в компетенцию заведующего сектором;

  осуществление контроля за регистрацией входящих, исходящих документов, документов для служебного пользования (ДСП), поступающих посредством автоматизированной системы электронного документооборота (АСЭД);

  осуществление контроля за своевременной отправки почтовой корреспонденции;

  направление запросов в адрес Губернатора Волгоградской области и руководителей территориальных органов федеральных органов исполнительной власти Волгоградской области с целью подготовки и утверждения графика личного приема граждан должностными лицами государственных органов и организаций в приемных Президента Российской Федерации в административных центрах субъектов Российской Федерации, находящихся в пределах Южного федерального округа;

  организация личных приемов граждан по поручению Президента Российской Федерации, проводимых должностными лицами Администрации Президента Российской Федерации, полномочным представителем Президента Российской Федерации в Южном федеральном округе, главным федеральным инспектором по Волгоградской области, Губернатором Волгоградской области, руководителями территориальных органов федеральных органов исполнительной власти региона;

  подготовка ответов гражданам по результатам проведенных личных приемов;

  направление поручений в адрес участников приема о принятии мер по решению вопросов, рассмотренных в рамках личного приема по поручению Главы государства и предоставление докладов об исполнении;

  осуществление контроля исполнения поручений по результатам личных приемов, внесение данных в учетные таблицы;

  организация работы передвижных комплексов мобильной приемной Президента Российской Федерации в федеральных округах для проведения приема граждан в режиме видео-конференц-связи на территории Волгоградской области;

  подготовка материалов представителю Президента в Волгоградской области для участия в заседании квалификационной коллегии судей Волгоградской области;

  по результатам квалификационной коллегии судей подготовка
  и направление в аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в Южном федеральном округе листов рассмотрения и согласования кандидатов на судейские должности;

  подготовка ежеквартальных, годовых отчетов о результатах работы представителя Президента Российской Федерации в квалификационной коллегии судей Волгоградской области;

  осуществление контроля за органами исполнительной власти Волгоградской области в части исполнения Поручений, Указов Президента Российской Федерации;

  осуществление тщательного анализа информации, поступающей от органов исполнительной власти Волгоградской области, с целью оценки исполнения ими Поручений и Указов Главы государства, подготовка информации о результатах контроля, с последующим направлением в аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в Южном федеральном округе;

  написание приветственной речи главному федеральному инспектору по Волгоградской области для выступлений на коллегиях ведомств и других силовых структур, организаций с целью подведения итогов работы за истекший год;

  подготовка официальных поздравлений в адрес руководителей высшего звена разных уровней и сфер деятельности.

Требования:

• высшее образование - специалитет, магистратура,

  дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности,

  не менее трех лет опыта работы в области документационного обеспечения управления.

  Заведующий сектором должен знать законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации в области работы с документацией и информацией, архивного дела; методические документы и национальные стандарты в области работы с документацией и информацией, архивного дела; правила составления и оформления локальных нормативных актов; функциональное наполнение деятельности различных работников организации и подразделения документационного обеспечения; формы делопроизводства, определяющие организацию работы подразделения документационного обеспечения управления организации; основы организации труда и управления; основы законодательства о персональных данных; нормы этики и делового общения; порядок составления планово-отчетной документации; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка; правила охраны труда и пожарной безопасности;

  должен уметь обеспечивать взаимодействие подразделения организационного обеспечения со структурными подразделениями и должностными лицами; принимать меры по устранению недостатков в работе подчиненного структурного подразделения; разрабатывать меры по повышению эффективности деятельности работников подчиненного подразделения; внедрять новые технологии и методы работы в деятельность подчиненного подразделения; разрабатывать локальные нормативные акты по вопросам организационного обеспечения управления организации; формировать и сохранять документальный фонд; консультировать работников по современным методам работы с документами в сфере учета и использования дел (документов) документированных сфер деятельности организации; работать со служебными документами, с базами данных, с компьютерной и иной офисной оргтехникой.