Ассистент руководителя (Москва, офис)

Обязанности:

• Планировать рабочий день руководителя;
• Фильтровать приоритетные задачи и события;
• Уведомлять руководителя о запланированных мероприятиях, в случае необходимости вносить корректировку;
• Уведомлять об изменениях во встречах руководителя и участников встречи от Общества;
• Организовывать совещания (подготавливать необходимые материалы, список участников);
• Предоставлять информацию по запросу руководителя в доступном к пониманию и оценке виде;
• Организовывать участие руководителя в мероприятиях различного уровня (узнавать все детали и предоставить развернутую информацию о мероприятии, адресе, условиям прохода. Подготавливать все необходимые материалы, документы и предоставлять руководителю);
• Обеспечивать наличие в достаточном количестве питьевой воды, средств гигиены, и иных предметов по запросу руководителя;
• Вести делопроизводство:
• Осуществлять сбор, оформление, регистрацию документов;
• Вести протоколы совещаний по установленной форме. По окончанию совещания, в кратчайшие сроки отправлять протоколы участникам, получая подтверждения, при необходимости корректировать формулировки задач без потери смысловой нагрузки;
• Координировать работу между сотрудниками, находящимися в прямом подчинении у руководителя. Своевременного передавать информацию, быть на связи, оказывать содействие;
• Принимать гостей и посетителей. Создавать благоприятную атмосферу, проявлять заботу, предлагать разместить вещи, чай или кофе, сопровождать гостей;
• Организовывать командировки, встречи руководителя (бронирование билетов, разработка маршрута, бронирование отелей, планирование и организация мероприятий);
• Осуществлять своевременный заказ канцелярии, бытовой химии при необходимости совершать разнохарактерные покупки по запросу;
• Составлять маршрут водителя на день с указаниями адресов и времени. Предоставлять для ознакомления водителю заблаговременно (вечером предыдущего дня);
• Оформлять пропуск на машину и водителя (при наличии парковки/въезда на территорию);
• Координировать работу водителя в течение смены, сообщать об изменении маршрута/поручений и пр.
• Вести блок задач family-office:
• Выполнять личные поручения руководителя;
• Подбор и заказ различных товаров;
• Бронирование билетов и гостиниц, организация трансфера для руководителя;

Требования:

• Аналогичный опыт работы помощником или ассистентом руководителя (первое лицо) от 3-х лет.
• Оконченное высшее образование;
• Готовность быть на связи 24/7 (ответить на звонок);
• Формат “правая рука руководителя” — Вы в курсе всего важного, с гибким графиком и максимальной вовлечённостью и поэтому режим 24/7 будет иметь место в Вашей работе.
• Уверенный ПК пользователь, знание основных офисных программ и техники;
• Умение организовать онлайн связь, совещание и пр.
• Знание делового этикета.
• Готовность к работе в режиме многозадачности и быстроту мышления.

Условия:

• Оклад: от 200 000 рублей в месяц. Официальное трудоустройство, полное соблюдение ТК РФ. Возможности карьерного роста.
• График работы: Полный рабочий день, ненормированный рабочий день, 5/2 с 9.00 (суббота, воскресенье выходной);
• Местоположение: Москва, Комфортабельный офис в центре Москвы, м. Кропоткинская / Смоленская. 7-10 минут пешком.