Администратор офиса/Помощник руководителя

Обязанности:

• Административное сопровождение офиса производственной площадки:

• консультация и помощь сотрудникам по административным и организационным вопросам;

• контроль работы офисного и кухонного оборудования;

• получение и отправка почтовой корреспонденции;

• контроль передачи оригиналов документов и ТМЦ в офис и обратно;

• учет и выдача канцелярских принадлежностей и хозяйственных товаров сотрудникам;

• проведение инвентаризации канцелярии и хозтоваров;

• своевременное хозяйственное обеспечение (канцтовары, хозтовары, инвентарь);

• организация рабочего пространства для новых сотрудников (подготовка рабочего места, комплектация базовым набором канцелярии, заказ недостающей мебели/оргтехники);

• контроль состояния помещений (освещение, кондиционирование, отопление) и оперативное взаимодействие со службой эксплуатации зданий;

• контроль службы клининга;

• ведение учета ключей от помещений, выдача и приемка под роспись.

• Общение с посетителями и их координация, контроль гостевого доступа:

• Встреча и приветствие посетителей производственной площадки (партнеры, поставщики, подрядчики, кандидаты), создание положительного первого впечатления о компании;

• оповещение сотрудников о прибытии посетителей и координация встречи (сопровождение до переговорной/кабинета или вызов сотрудника на ресепшн);

• проверка документов, удостоверяющих личность, фиксация данных в журнале учета посетителей (или электронной системе);

• выдача временных пропусков/бейджей, контроль их возврата при выходе посетителей;

• информирование посетителей о правилах поведения на производственной площадке (пропускной режим, требования безопасности, запретные зоны и т.п.);

• организация ожидания (чай/кофе, wi-fi-доступ, раздаточные материалы);

• взаимодействие с охраной/службой безопасности по вопросам доступа, спорным ситуациям, оповещению о визитах;

• предварительная коммуникация с посетителями: уточнение времени визита, напоминание о необходимых документах;

• ведение реестра (графика) планируемых визитов на производственную площадку для согласования с руководителями подразделений и службой безопасности;

• контроль доступа в рабочее/нерабочее время: фиксация внеплановых визитов, оповещение ответственных лиц о входе в офис в выходные и праздничные дни.

• Документальное обеспечение задач технического директора:

• разработка и оформление внутренних документов;

• ведение и оформление протоколов производственных совещаний, планерок у технического директора;

• контроль сроков исполнения задач (поручений) технического директора;

• ведение журналов службы технического директора (по охране труда, пожарной безопасности);

• взаимодействие с Ростехнадзором по вопросам проведения проверки знаний по электробезопасности и учёту и ТО спецтехники;

• доведение приказов, распоряжений до сведения сотрудников, ознакомление с внутренними документами.

• HR функции:

• предварительный поиск кандидатов по заявкам руководителей подразделений;

• взаимодействие с кандидатами, приглашенными на собеседование (встреча, координация с техническим директором и руководителями подразделений), обратная связь по результатам;

• подготовка и рассылка комплектов документов для финальных кандидатов;

• оформление передача в работу в смежные подразделения заявок на новых сотрудников;

• сбор первичных документов при приеме на работу, сканирование и отправка в бухгалтерию;

• проведение первичного инструктажа по пропускному режиму, выдача временных пропусков;

• контроль ведения табелей учета рабочего времени.

Требования:

• Высшее образование.
• Грамотная письменная и устная речь, четкая дикция.
• Понимание принципов документооборота
• Знание основ кадрового делопроизводства.
• Владение ПК, Microsoft Office (Outlook, Excel, Word), Adobe Acrobat – на уровне продвинутого пользователя.
• Знание английского языка не ниже B1.
• Будет преимуществом:

• опыт работы в производственных компаниях;

• специальная подготовка (курсы, обучение по программам администрирования офиса, документооборота);

• опыт работы в 1С:Документооборот;

• опыт подготовки документов для контролирующих органов;

• опыт работы с таск-менеджерами (Битрикс 24, Jira, Asana).

Условия:​​​​​​

• Оформление в соответствии с ТК РФ, «белая» зарплата;
• График работы 5/2 с 9:00 до 18:00;
• Адрес производственной площадки: Санкт-Петербург, п. Шушары, Витебский проспект, д. 155;
• Компенсация транспортных расходов;
• Оформление полиса ДМС по результатам испытательного срока.

Ключевые навыки:​​​​​​​​​​​​​

• Знание русского языка на продвинутом уровне;
• Владение ПК, Microsoft Office (Outlook, Excel, Word), Adobe Acrobat на уверенном уровне.

Личные качества​​​​​​​​​​​​​​:​​​​​​​​​​​​​

• Высокий уровень трудовой дисциплины;
• Пунктуальность, внимательность к деталям, ответственность, исполнительность, коммуникабельность инициативность;
• Хозяйка офиса;
• Готовность постоянно совершенствовать профессиональные навыки, обучаться работе с новыми программами.