Старший специалист по контролю документации / Senior Document Controller

Обязанности:

• Осуществлять координацию технического документооборота Общества, распределять нагрузку среди других специалистов по документообороту.
• Обучать и консультировать специалистов по работе в СЭД.
• Обеспечивать своевременную обработку входящей и исходящей документации (бумажной и электронной), в соответствии с установленной процедурой и требованиями к контролю документации.
• Осуществлять проверку качества всей входящей и исходящей корреспонденции, документов, чертежей и т. д. в соответствии с Системой управления качества документов компании и ISO 9000.
• Отвечать за получение входящей документации (Трансмиттал) и скачивать ее из SharePoint.
• Производить загрузку, регистрацию входящей документации в системе электронного документооборота Open Text и распределять полученную документацию назначенным получателям для рассмотрения/утверждения.
• Создавать сопроводительные ведомости (Трансмиттал) для рассмотренной документации, выгружать их из системы электронного документооборота для передачи контрагентам.
• Контролировать, отслеживать и модифицировать существующую систему электронного документооборота.
• Осуществлять ведение различных реестров в рамках проекта.
• Оказывать содействие в подготовке и проверке документов на основании внутренних и внешних инструкций.
• Использовать специальные программы для обмена и передачи документов, включая без ограничения SharePoint, CoreWorx, Open Text.
• Оказывать содействие в организации командной работы для достижения поставленных целей.
• Осуществлять сбор и подготовку необходимых документов для заседаний, совещаний, рабочих встреч, проводимых руководителем.
• Осуществлять внедрение и сопровождение системы по контролю документации.
• Осуществлять сбор информации, подготовку и предоставление аналитических, информационных, справочных и иных отчетов в пределах своих компетенций для их рассмотрения руководителем.
• Осуществлять контроль за выполнением проектов и иных видов деятельности, определять сроки для выполнения отдельных видов работ и контролировать их соблюдение. Представлять отчетность руководителю.
• Осуществлять координацию с консультантами и субподрядчиками для получения незакрытых документов и статусов по ним.
• Оказывать содействие работникам в решении различных организационных вопросов.

Требования:

• Не менее 5 лет общего стажа работы в управлении документооборотом проекта
• Управленческий опыт не менее 1 года.
• Английский язык (устный и письменный) – свободное владение
• Развитые компьютерные навыки: Word, Excel, Power Point.
• Большой опыт работы с техническим документооборотом и различными видами отчетов.
• Развитые коммуникативные навыки – умение взаимодействовать с людьми разных культур.
• Ввод и консолидация данных. Составление ежедневных, еженедельных и ежемесячных отчетов.
• Умение работать в условиях сложной рабочей обстановки.
• Профессиональная этика и культура речи.

Условия:

• Вахтовый формат работы 42/42, локация Билибино ЧАО

• Покрытие расходов на логистику со стороны работодателя.

• Организация и оплата питания.

• Работа в стабильной компании с международными проектами.

• Возможности профессионального роста и развития.