Офис-менеджер

«Север» (прежнее название «СтройМир») — это застройщик из Тюмени, который с 2011 года строит дома для тех, у кого есть смелость решиться на большие перемены: переезд, создание семьи, инвестирование. Наш бренд помогает почувствовать поддержку и уверенность на этом пути.

Задачи, которые вы будете решать:

• Обеспечение доброжелательного приема посетителей, партнеров и сотрудников компании на ресепшен. Поддержание позитивного имиджа компании (лица офиса) при личном общении.
• Поддержание порядка в приемной (зоне ресепшен). Контроль чистоты и порядка во всем офисе (кухня, холл, кабинеты).
• Ежедневный осмотр офиса на наличие и пополнение расходных хозтоваров (мыло, бумага, салфетки, мешки для мусора).
• Прием и организация работы с посетителями (встреча, сопровождение, предложение чая/кофе).
• Прием и распределение телефонных звонков организации в рамках города присутствия.
• Ежедневное обеспечение рабочего места Собственника компании и Генерального директора (чай/кофе, чистота, наличие канцелярии, исправность техники).
• Организация и оформление командировок для Собственника, Генерального директора, а также руководителей департаментов и управлений (заказ билетов, бронирование гостиниц) в рамках города присутствия.
• Печать документов и служебных материалов по просьбе Собственника компании и Генерального директора.
• Сбор и подготовка документов на подпись для Собственника компании и Генерального директора.
• Организация процесса подписания документов сотрудниками у Собственника компании и Генерального директора (физический перенос документов).
• Прием и отправка почты/курьерских отправлений в офисе.
• Оформление накладных (Почта России, СДЭК, DPD и др.), заказ курьеров для отправки.
• Получение входящей/исходящей корреспонденции от курьеров, оперативная передача корреспонденции в отдел делопроизводства и профильным специалистам/отделам.
• Получение документации на ресепшен от подрядчиков и курьеров, оперативная передача профильным специалистам/отделам.
• Прием заявок и заказ такси для сотрудников. Формирование ежемесячных отчетов по расходам на такси (ведение таблицы).
• Ведение календаря в Битрикс24 и организация проведения совещаний в переговорных комнатах.
• Ежедневная подготовка переговорных комнат к встречам: проверка чистоты, наличие доступа в интернет, воды, канцтоваров.
• Проверка работы приточно-вентиляционной системы и кондиционеров в переговорных.
• Прием и обработка заявок на оформление пропусков.
• Организация обслуживания кофемашин, кулеров, пурифайеров и другой техники хозяйственного назначения (вызов мастера).
• Ежемесячная проверка и пополнение аптечки первой помощи.
• Формирование заявок на технические неисправности (поломка мебели, протечки, проблемы с электрикой) в службу эксплуатации Бизнес-центра. Контроль исполнения заявок.
• Взаимодействие с клининговой службой по вопросам уборки.
• Организация поздравления сотрудников с днем рождения: сбор средств, приобретение подарков и цветов, организация доставки.
• Помощь HR-отделу и руководителю АХО в организации корпоративных событий (встреча гостей, помощь в оформлении, координация кейтеринга).
• Оперативная рассылка для сотрудников важной информации (письма, смена контактов поставщиков, напоминания).
• Выполнение функций диспетчера: прием устных и письменных обращений сотрудников по хозяйственно-бытовым вопросам и передача информации ответственному лицу для принятия решений.
• Выполнение других обязанностей в рамках своих компетенций и должности по поручению непосредственного руководителя.

Что мы ожидаем от Вас:

• Наличие высшего образования.

• Знание программ Битрикс24, Диадок, 1C, Word, Exсel.

• Уверенный пользователь компьютерной и офисной техники.
• Коммуникабельность, умение работать в режиме многозадачности, внимательность к деталям.

Мы предлагаем:

• Работу в крупной Федеральной девелоперской компании.
• Официальное трудоустройство, полностью "белая" заработная плата, выплаты 2 раза в месяц.
• График работы: 5/2 с 9:00 до 18:00.
• Работа в современном офисе рядом с метро Площадь Ильича, Римская, Серп и Молот, Москва Товарная.
• Повышение квалификации — сотрудники компании имеют возможность профессионального и карьерного развития, возможность обучения за счет компании.
• Кофе, чай для сотрудников чтобы рабочий день был еще приятнее.
• Корпоративные мероприятия за счет компании.
• Корпоративную систему скидок на приобретение жилья.
• Конкретный уровень дохода обсудим на собеседовании и будем готовы предложить по итогам встречи, исходя из вашего опыта и компетенций.