Помощник директора

Крупная строительная компания приглашает на вакансию Помощник директора.

Обязанности:

• Формирование графика руководителя Генерального директора организации.
• Обеспечивать прием, учет, регистрацию документов в соответствии со Стандартом ИСМ-СТО-11, обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.
• Вносить в систему электронного документооборота, применяемую в Организации резолюции руководителя, контролировать исполнение документов и поручений, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение. Обобщать сведения о ходе и результате исполнения документов (предоставлять отчеты).
• Принимать документы на согласование и/или подпись, контролировать качество их подготовки, правильность составления, согласования и утверждения.
• Выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам, резолюциям руководства, о прохождении документов.
• Осуществлять электронное изготовление, копирование, оперативное размножение документов.
• Осуществлять работу по подготовке заседаний или совещаний (обеспечение приемной всем необходимым).
• Вести и актуализировать базы контактных лиц, контрагентов и дней рождения ключевых лиц в системе электронного документооборота применяемой в Организации.
• Своевременно сообщать о предстоящих днях рождения сотрудников и контрагентов и иных ключевых датах, и событиях.
• Организовывать совещания с помощью: Zoom, Polycom и пр.

Требования:

• Высшее образование.
• Опыт работы на позиции Помощника директора не менее 3 лет.
• Опыт организации работы в приемной.
• Опыт формирования рабочего график руководителя в Outlook, а также на иных программах и носителях по запросу руководителя;
• Опыт рассылки графика заинтересованным лицам, оповещать их об изменении графика.
• Опыт согласования отдельных вопросов с работниками структурных подразделений и получать от них информацию, доводить до них указания и распоряжения, вызывать на прием по поручению.
• Опыт сбора материалов и информации, подготавливать аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представлять их руководителю.
• Грамотность, умение четко формулировать мысли.
• Коммуникабельность, многозадачность (умение быстро переключаться с одной задачи на другую).
• Уверенный пользователь Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), системы ЭДО (Directum, 1C: Документооборот).
• Знание английского языка на уровне Intermediate (B1) будет Вашим преимуществом
• Готовность к командированию.

Условия:

• Оформление по ТК РФ с первого дня работы, полностью белая заработная плата (выплаты 2 раза в месяц).
• График работы: 5/2, с 9:00 до 18:00 (ненормированный рабочий день).
• Рабочее место: г. Санкт-Петербург, м. Петроградская (10-15 минут до офиса).
• Курсы корпоративного английского, различное профессиональное обучение по направлению деятельности.

Уважаемые соискатели, просим вас в сопроводительном письме указать желаемый уровень заработной платы!