Помощник генерального директора / офис - менеджер

Главная задача - максимально эффективно использовать время руководителя!

Обязанности:

• первичный анализ входящих запросов (звонки, письма, посетители) и определение их срочности и важности;
• прием, регистрация, проверка комплектности и правильности оформления входящей и исходящей корреспонденции;
• составление писем, приказов, распоряжений, протоколов, отчетов и презентационных материалов по поручению руководителя;
• проверка подготовленных документов на предмет грамматических, стилистических и смысловых ошибок;
• обеспечение сохранности документов, в том числе содержащих конфиденциальную информацию;
• организация приема делегаций, заказ пропусков, встреча гостей;
• участие во встречах и переговорах (при необходимости)для ведения протокола или решения оперативных вопросов;
• доведение поручений до исполнителей, отслеживание сроков исполнения;
• взаимодействие с руководителями структурных подразделений и внешними контрагентами для решения поставленных задач;
• заказ подарков, услуг для руководителя;
• поддержание порядка в кабинете руководителя и зоне ресепшн;
• несколько раз в месяц отправка писем через Почту России.

Требования:

• стрессоустойчивость, многозадачность, пунктуальность, умение сохранять конфиденциальность, проактивность;
• грамотная устная и письменная речь, умение выстраивать коммуникации с людьми разного уровня;
• ПК (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), опыт работы с системами электронного документооборота;
• высшее образование и опыт работы на аналогичной должности от 2 до 5 лет.

Условия:

• график работы понедельник - четверг с 08.00 до 17.00, в пятницу до 15.00;
• корпоративные обеды;
• ненормированный рабочий день;
• второй офис находится по адресу: г. Москва, ул. Ивана Франко, д.8, БЦ Кутузов;
• премии по результатам работы.