Помощник/ассистент Первого заместителя Исполнительного директора

Обязанности:

• Секретариат.

  - Оптимизация рабочего времени Первого заместителя, которая включает: организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя (приём корреспонденции, ведение делопроизводства, подготовку материалов для работы Первого заместителя и др.).

  - Приём документов и личных заявлений на подпись Первому заместителю, ведение протоколов департамента, таблиц с исходящими, входящими письмами, базы контактов, посетителей и другое. Подготовка документов и материалов, необходимых для работы Первого заместителя. Регистрация на события, подготовка подарков.

  - Контроль за своевременным рассмотрением документов, поступивших на исполнение. Также помощник (ассистент) проверяет правильность оформления проектов документов, передаваемых Первому заместителю на подпись, и обеспечивает их редактирование.

  - Подготовка заседаний и совещаний, которые проводит Первый заместитель. Сюда входит сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация.

  - Организация телефонных переговоров Первого заместителя. В его отсутствие записывает полученную информацию и доводит её до сведения Первого заместителя.

  - Печатание по указанию Первого заместителя служебных материалов, необходимых для его работы, или введение текущей информации в банк данных.

  - Подготовка соглашений, сбор виз руководителей департаментов, передача документов и контроль подписания партнёрами.

  - Ведение базы контактов Первого заместителя.

  - Составление писем, запросов и других документов по поручению Первого заместителя, а также подготовка ответов авторам писем.

  - Дайджест мероприятий, выставок, конференций, грантов и т.д.

  - Оформление служебных командировок, бронирование номеров в гостинице, бронирование и покупка билетов, оформление служебных записок о возмещении расходов.

  - Организация приёма посетителей, ведение рабочего графика руководителя, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Подготовка пропусков, встреча гостей, кейтеринг.

  Представительская.

  - Обеспечение рабочего места Первого заместителя необходимыми средствами организационной техники и канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Следит за увлажнением воздуха.

  - работа с подарками для Первого заместителя.

  - Подготовка презентаций, заполнение документов на визу, получение документов, биосправок и др. Осуществление выездов по поручению Первого заместителя. Книговорот. Взаимодействие с переплётной мастерской в части реставрации книг и подготовки подарочных вариантов книг.

  Протокольная.

  - Сбор материалов по проектам, обеспечение их надлежащего оформления.

  - Обеспечение внешних встреч Первого заместителя и участие во внешних мероприятиях. - Обеспечивает согласование времени и места встречи Первого заместителя с заинтересованными сторонами.

Требования:

• - Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

  - Должен знать постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности РГО и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав РГО и его подразделений.

  - Должен знать организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело.

  - Обязан знать стандарты системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения.

Условия:

• Официальное оформление (договор гражданско-правового характера)

• график 5/2 с 9.00 до 18.00 или с 10.00 до 19.00 (пятница короткий день)

  Заработная плата от 65 000 руб. на руки.

• Дружный коллектив

• Дополнительные бонусы: 50% компенсации корпоративного питания и фитнес, при зачислении в штат – ДМС.

• Работа в центре города в шаговой доступности от м. Китай-город или м. Лубянка