Офис-менеджер

Задачи и зоны ответственности

1. Поддержка бухгалтерии

• Ведение и систематизация документооборота (счета, УПД, акты, накладные)
• Выставление счетов в 1С, подготовка платежных документов (через Bitrix)
• Сбор и передача закрывающих документов в бухгалтерию
• Проведение актов сверки с контрагентами (ежеквартально / по запросу)
• Контроль сроков оплат и договорных обязательств
• Работа с архивом бухгалтерских документов, поиск и восстановление
• Запрос дубликатов документов у контрагентов
• Взаимодействие по подключению к ЭДО
• Ведение Excel-таблиц (командировки, расходы, ГСМ и пр.)
• Подготовка и отправка официальной корреспонденции

2. Поддержка маркетинга и проектов

• Закупка материалов и оформление счетов для маркетинговых активностей
• Организация командировок (билеты, проживание, документы)
• Работа с подрядчиками и поставщиками (поиск, договоры, оптимизация цен)
• Контроль сувенирной и рекламной продукции
• Координация документооборота по маркетинговым проектам

3. Поддержка склада и операционной деятельности

• Документооборот по отгрузкам и поставкам (включая доверенности)
• Заказ упаковочных материалов (коробки, пленка и др.)
• Согласование и передача дилерских договоров

4. Обеспечение офисной деятельности

• Полное администрирование офиса:
  • закупка канцелярии, воды, продуктов
  • организация рабочих мест
  • контроль клининга и состояния офиса
• Работа с корреспонденцией (почта, курьеры)
• Работа с пропусками (сотрудники, гости, транспорт)
• Взаимодействие с арендодателем и подрядчиками
• Организация ремонтов и хозяйственных работ

5. Административная и организационная поддержка

• Организация командировок (включая визовую поддержку)
• Заказ такси, билетов, бронирование отелей
• Закупка мебели, техники и расходников
• Ведение внутренних реестров и таблиц учета
• Организация корпоративных активностей
• Взаимодействие по аренде авто (оплаты, штрафы)
• Контроль регулярных платежей (интернет, безопасность и пр.)
• Выполнение поручений руководства

Требования к кандидату

• Опыт работы офис-менеджером / ассистентом от 1–2 лет
• Опыт работы с документами и бухгалтерией (будет преимуществом)
• Уверенное владение:
  • 1С
  • Excel / Google Sheets
  • Bitrix24 (желательно)
• Высокая внимательность к деталям
• Системность и умение держать под контролем большой объем задач
• Навыки коммуникации с подрядчиками и контрагентами
• Самостоятельность и проактивность

Условия

• Офисный формат работы
• График 5/2
• Стабильная заработная плата
• Работа в активно развивающейся компании
• Широкий функционал (без «узкой» роли)