Специалист по документообороту (аренда, ресурсоснабжающие организации, документооборот)

Обязанности:

Документооборот и учёт

Введение документооборота: контроль движения документов, знакомство с существующими способами документооборота

Контроль за оплатой счетов: ежедневная печать счетов

Внесение счетов в таблицу: ежедневное обновление базы данных для контроля оплат.

Выставление счетов субарендаторам: ежемесячное формирование до 25 числа.

Договора аренды, субаренды: подготовка, согласование, подписание и архивирование.

Ведение реестра вывесок и кондиционеров: ежеквартальный аудит для соблюдения оплат

• Открытие и закрытие торговой точки: подготовка документов, информирование контрагентов
• Организация командировок: бронирование билетов, гостиниц

• Специфические задачи и взаимодействие

• Взаимодействие с НЭО / УК по отходам: сдача отчетности, контроль вывоза мусора в Ленобласти.
• Заточка ножей: ежемесячная организация заточки ножей и передача в торговые точки

• Логистика и персонал

• Организация грузоперевозок: планирование маршрутов, контроль работы грузчиков.
• Формирование маршрутных листов на сотрудников

• Учет ресурсов и эксплуатация приборов

• Сбор показаний счетчиков: ежемесячный запрос данных.
• Занесение показаний в реестр: фиксация данных для расчётов.
• Опломбировка счетчиков: контроль целостности пломб при проверках или поверках.
• Ведение реестра КУ (коммунальных услуг): обновление данных раз в 2 месяца.
• Выставление счетов на КУ субарендаторам
• Ведение информационной таблицы: ежемесячное обновление статусов по договорам аренды/субаренды
• Составление претензий/писем: подготовка официальной переписки по необходимости.
• Составление служебных записок/доверенностей: оформление внутренних документов для сотрудников или контрагентов.

Требования:

• Уверенный пользователь ПК, уверенное владение офисными программами Word, Excel;
• внимательность, исполнительность, доброжелательность, умение работать в команде
• юридическое образование приветствуется.

Условия:

• Трудоустройство согласно ТК РФ
• Молодой и дружный коллектив
• Стабильная компания