Офис-менеджер

Мы приглашаем в команду ответственного, энергичного и организованного офис-менеджера, который возьмет на себя все вопросы, связанные с жизнеобеспечением офиса, приемом гостей и созданием комфортной рабочей среды для сотрудников.

Эта роль подходит для тех, кто:

• любит порядок и умеет его поддерживать без напоминаний;
• не боится бытовых и технических вопросов;
• умеет общаться с подрядчиками, УК, курьерами и коллегами на одном языке;
• хочет быть частью команды, где ценят инициативу и самостоятельность.

Ключевые задачи

1. Снабжение офиса (канцелярия, хозтовары, кухня)

• Ведение учета и своевременный заказ канцелярских принадлежностей (бумага, ручки, папки, маркеры и пр.);
• контроль наличия хозяйственных товаров: мыло, салфетки, мусорные пакеты, средства для уборки;
• управление кофе-пойнтом: заказ кофе, чая, сахара, сливок, снеков, воды;
• мониторинг остатков, бюджетирование расходов по данным направлениям, поиск оптимальных поставщиков;

2. Взаимодействие с управляющей компанией и техническое состояние офиса

• Мониторинг состояния офисной инфраструктуры: освещение, сантехника, отопление, кондиционирование, мебель;
• оперативное создание заявок в управляющую компанию или сервисные службы при поломках;
• контроль сроков и качества выполнения ремонтных работ;
• коммуникация с УК по вопросам доступа, уборки общих зон, парковки и т.д.

3. Административная и хозяйственная поддержка сотрудников

• Обеспечение новых сотрудников всем необходимым с первого рабочего дня (пропуск, рабочее место, канцелярия, техника по необходимости);
• взаимодействие с курьерскими службами: прием, отправка, отслеживание корреспонденции;
• участие в поддержании порядка в общих зонах (совместно с клининговой службой);

4. Встреча гостей и первая линия коммуникации

• Встреча посетителей, партнеров, соискателей — создание теплой и профессиональной атмосферы с первых секунд;
• предложение напитков, размещение в переговорной, информирование принимающей стороны;
• контроль зоны ресепшн: чистота, порядок, актуальная информация;
• ответ на входящие звонки на общий номер (при необходимости) и перенаправление по адресатам;
• заказ пропусков для гостей и новых сотрудников, взаимодействие со службой безопасности БЦ.

Требования

Обязательные

• Опыт работы на позиции офис-менеджера, администратора или ассистента от 3 лет;
• грамотная устная и письменная речь;
• уверенное владение ПК: MS Office (Word, Excel, Outlook), мессенджеры, электронная почта;
• умение работать с несколькими задачами одновременно и расставлять приоритеты;
• высокий уровень самоорганизации и ответственности;
• коммуникабельность, тактичность, стрессоустойчивость.

• Опыт взаимодействия с управляющими компаниями и сервисными службами;
• знание базовых принципов закупок и бюджетирования мелких хозяйственных расходов.