Секретарь

Секретарь с функцией документооборота

Требования к кандидату:

• Образование: среднее специальное или высшее (предпочтительно в сфере документоведения, управления, администрирования, делопроизводства).

• Опыт работы: от 1 года на позиции секретаря, помощника руководителя, делопроизводителя или аналогичной должности с опытом работы с документооборотом.

• Навыки работы с ПК: уверенный пользователь MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), знание систем электронного документооборота (СЭД) будет плюсом.

• Знание делопроизводства: понимание основ документооборота, ГОСТ по оформлению документов, правил архивного хранения.

Обязанности:

Работа с документооборотом:

• приём, регистрация и распределение входящей корреспонденции;
• подготовка и отправка исходящих документов;
• ведение журналов регистрации документов;
• формирование дел и обеспечение их сохранности;
• работа с архивом документов (систематизация, хранение, утилизация по истечении сроков);
• контроль сроков исполнения документов;
• обеспечение конфиденциальности информации.

Обслуживание гостей и организация приёма:

• встреча и сопровождение посетителей;
• информирование гостей о порядке приёма и графике работы ответственных лиц;
• приготовление чая/кофе для гостей во время ожидания и встреч;
• сервировка напитков в переговорных комнатах и зоне ожидания;
• поддержание запаса необходимых расходных материалов для обслуживания гостей (чай, кофе, сахар, сливки, посуда одноразовая/многоразовая, салфетки и т. д.);
• координация работы с курьерской службой и службами доставки.

Обслуживание руководителя:

• ежедневное приготовление чая/кофе по предпочтениям руководителя в течение рабочего дня;
• своевременное пополнение запасов напитков, сладостей и закусок в кабинете руководителя;
• сервировка чая/кофе при проведении встреч с партнёрами в кабинете руководителя;
• учёт индивидуальных предпочтений руководителя в отношении напитков (сорт кофе, способ заваривания чая и т. п.).

Административная поддержка:

• приём и распределение входящих звонков;
• помощь в организации совещаний и встреч (бронирование переговорных комнат, подготовка помещений);
• выполнение поручений руководителя административного характера.

Для оптимизации процесса отбора просим в сопроводительном письме чётко обозначить ваши зарплатные ожидания (сумма или диапазон в рублях на руки). Это позволит сразу исключить варианты с несопоставимыми условиями и сэкономить время обеих сторон и поможет нам быстрее принять решение о приглашении на собеседование.