проезд Уорлд 1
Job Summary:
The Billing & Audit Specialist supports the Accounts Payable / Accounts Receivable (AP/AR) team by auditing loads prior to invoicing, verifying rates, and resolving billing discrepancies. This role ensures accurate and timely billing through detailed documentation review and cross-departmental coordination.
Work Schedule:
Los Angeles, CA (USA) — Monday–Friday, 7:00 AM – 5:00 PM
Corresponds to Moscow (Russia) schedule: Monday–Friday, 5:00 PM – 4:00 AM (next day)
Key Responsibilities:
Back Office Support (AP/AR Focus):
-
Audit each completed load for compliance with: rate confirmation, proof of delivery (POD), and dispatcher records
-
Ensure all accessorial charges (detention, layover, waiting time) are properly documented and approved
-
Verify customer, broker, and billing contact information for accuracy before invoice generation
-
Flag loads with missing or mismatched data and return them to dispatchers or customer service teams for correction
-
Analyze customer short-payments (e.g., lumper fees, un-billed accessorials)
-
Reconcile factoring company reports against submitted invoices
-
Flag duplicate invoices or billing errors for AP/AR review
-
Coordinate with dispatch to verify eligibility for waiting time, detention, or detour charges
-
Document and track chargebacks issued to customers or brokers for unapproved accessorials
Reporting & Process Improvement:
-
Generate weekly reports on un-billed loads and escalate problematic loads as needed
-
Analyze root causes of billing errors (incorrect data entry, missing PODs, rate mismatches)
-
Propose process changes to improve billing accuracy and efficiency
Required Skills & Qualifications:
-
Bachelor's degree in Accounting, Finance, Logistics, or related field
-
1+ years of relevant experience (trucking or logistics experience preferred)
-
Knowledge of rate confirmations, accessorial charges, and freight industry terminology
-
Proficiency with TMS (Transportation Management Systems) and Microsoft Excel
-
Minimum 1 year of remote work experience with a high level of self-organization
(We value strong employee engagement. Our team understands that remote work is a format, not a lifestyle.) -
Strong attention to detail and analytical skills
-
Conversational English proficiency, with the ability to conduct business correspondence and provide documentation in English
Technical Competence:
Candidates must be confident IT users — able to quickly learn new dispatch systems, work with port logistics platforms (load boards), use GPS tracking tools, and resolve minor technical issues independently.
Preferred Qualifications:
-
Experience with the PortPro platform
Working Conditions:
-
Remote or office-based (minimal phone calls)
-
Interaction with AP/AR, driver payroll, and dispatch teams
-
Client communication and active internal collaboration
Описание должности:
Специалист по аудиту и выставлению счетов в области портовой логистики, оказывает поддержку сотруднику по расчетам с дебиторами и кредиторами (AP/AR). В задачи входит аудит загрузок перед выставлением счетов, проверка ставок и устранение расхождений в выставленных суммах.
График работы:
Лос-Анджелес, Калифорния (США) — Понедельник–пятница, 7:00 – 17:00
что соответствует рабочему графику по Москве (Россия): понедельник–пятница, 17:00 – 04:00
Ключевые обязанности:
Поддержка бэк-офиса (AP/AR):
-
Проверять каждую выполненную загрузку на соответствие: подтверждение ставки, подтверждение доставки (POD), запись диспетчера.
-
Контролировать, чтобы дополнительные сборы (простой, ожидание) были корректно оформлены и утверждены.
-
Подтверждать правильность данных о клиенте, брокере и контактной информации для выставления счетов до генерации инвойса.
-
Отмечать загрузки с отсутствующими или несовпадающими данными и возвращать их диспетчерам или в отдел обслуживания клиентов для исправления.
-
Анализировать недоплаты со стороны клиентов (например, сборы за услуги грузчиков (lumpper fees), невыставленные дополнительные сборы).
-
Сверять отчеты факторинговых компаний с поданными инвойсами.
-
Отмечать дубликаты счетов или ошибки в биллинге для проверки отделом AP/AR.
-
Взаимодействовать с диспетчерской службой для подтверждения права на оплату времени ожидания, простоя или объезда (детур).
-
Фиксировать и отслеживать возвратные платежи (чарджбэки) клиентам или брокерам за неоплаченные дополнительные услуги.
Отчетность и улучшение процессов:
-
Еженедельно формировать отчет по невыставленным загрузкам и передавать проблемные загрузки на эскалацию.
-
Анализировать первопричины ошибок биллинга (некорректный ввод данных, отсутствие POD, несовпадение ставок).
-
Предлагать изменения в процессах для повышения точности выставления счетов.
Требования к навыкам и квалификации:
-
Высшее образование в области бухгалтерского учета, финансов или логистики.
-
Опыт работы от 1 года (опыт в грузоперевозках будет преимуществом).
-
Знание подтверждений ставок, дополнительных сборов и профессиональной терминологии грузоперевозок.
-
Владение TMS, Excel.
-
Удаленный опыт работы от 1 года, высокий уровень самоорганизации.
(Мы ценим высокий уровень вовлеченности сотрудника в наши процессы. Наши сотрудники понимают, что удаленная работа — это лишь формат, а не режим свободного времени.) -
Внимательность к деталям и развитые аналитические способности.
-
Знание разговорного английского языка, умение вести деловую переписку и предоставлять документационное сопровождение на английском языке.
Техническая компетентность:
Кандидат должен быть уверенным пользователем IT-технологий — то есть легко осваивать новые диспетчерские системы, работать с системами портовой логистики (load boards), использовать инструменты GPS-отслеживания и самостоятельно решать мелкие технические проблемы.
Будет преимуществом:
Опыт работы с платформой PortPro.
Условия работы:
-
Удаленный формат или работа в офисе (минимальное количество звонков).
-
Взаимодействие с отделами кредиторской/дебиторской задолженности, расчетов с водителями (payroll) и диспетчерской службой.
-
Общение с клиентами и активная внутренняя коммуникация.
