Денежный переулок 11с1
Обязанности Административного ассистента:
- Оперативно и вежливо принимать входящие телефонные звонки, фиксировать и перенаправлять звонки сотрудникам Представительства
-Принимать запросы от партнеров, поставщиков, общественных и государственных организаций и предоставлять корректную информацию
- Организовывать процесс приема посетителей офиса, обеспечивать работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, создавая для них комфортные условия, при необходимости предлагать напитки и закуски
- Извещать соответствующих сотрудников о приходе к ним посетителей, осуществлять контроль в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинетах Представительства
- Применять информационно-коммуникационные технологии, работать с компьютером, каталогами (папками) и файлами, сканером, пользоваться офисным пакетом программного обеспечения (текстовый редактором, таблицами), периферийными устройствами и оргтехникой, электронной почтой и системами электронного документооборота
- Вести базу данных телефонных контактов сотрудников Представительства
- Надлежащим образом сортировать, распределять и регистрировать входящую корреспонденцию, электронную почту и факсимильные сообщения
- Распределять и отправлять исходящую корреспонденцию через курьерские службы, готовить документы к отправке Почтой России
- Обеспечивать общую поддержку сотрудникам Представительства по широкому спектру административных вопросов
- Следить за работой офисного оборудования и сообщать в IT-поддержку о любых неисправностях
- Отслеживать наличие оборудования, офисных принадлежностей, осуществлять своевременную закупки необходимых канцелярских товаров, воды и других офисных материалов
- Обеспечивать рабочее место сотрудников Представительства необходимым оборудованием и канцелярией
- Использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи по запросу сотрудников Представительства
- Редактировать и переводить тексты документов по запросу сотрудников Представительства
- Подготавливать отчет о расходах корпоративных средств и составлять финансовые отчеты
- Планировать и организовывать встречи сотрудников Представительства, бронировать конференц-залы, обеспечивать конференц-залы необходимыми канцелярскими принадлежностями и оборудованием
- Поддерживать опрятный вид приемной зоны, других помещений офиса
- Взаимодействовать с клининговой компанией, поставщиками услуг связи по текущим вопросам
- Производить подготовку документов для передачи в архив
- Использовать CRM систему для выгрузки информации об активностях сотрудников
Требования:
- Законченное высшее образование
- Свободное владение английским языком (устно и письменно)
- Опыт работы на административных позициях
- Ответственность, пунктуальность, исполнительность, аккуратность, внимание к деталям
Условия:
- Расширенный социальный пакет: доплата за питание, ДМС, страхование жизни
- Ежегодный бонус по результатам работы
- Офис в центре Москвы, рядом с м. Смоленская
- Карьерный рост
- Заработная плата по результатам собеседования
- График работы 5/2 с 09:00 до 18:00
