Офис-менеджер

Функциональные обязанности

Работа с корреспонденцией:

• проверка и распределение входящей почты
• прием входящей заказной корреспонденции в почтовых отделениях
• приемка корреспонденции на отправку от разных отделов Предприятия, отправка
• работа с электронной почтой отделов Предприятия по поручениям
• регистрация в реестре входящей и исходящей почты
• контроль лицевых счетов Предприятия у операторов связи, формирование счета на пополнение, формирование отчетов расходования услуг связи сотрудниками

Выполнение поручений контрольно-регистрационного характера

• ведение реестра задач отдела АХО
• ведение реестра задач IT-отдела
• сбор заявок сотрудников на хоз.товары и канцтовары, формирование счета на согласование
• составление, редактирование и оформление документации (распорядительных, информационно-справочных документов и служебных писем). Копирование, сканирование документов

Работа с руководителем

• Организация работы с посетителями в приемной руководителей
• Прием, разнесение и регистрация документов на согласование руководителям
• Организация подготовки, проведения и обслуживания планерных мероприятий
• Осуществление контроля исполнения поручений руководителей
• Организация командировок руководителя при необходимости
• Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинетов руководителей. Организация чай/кофе для руководителей и посетителей
• Участие в планировании рабочего времени руководителей при необходимости
• Сбор и подготовка информации по поручениям руководителей

Первичный прием и обработка звонков и перенаправление в профильные отделы или заместителям. Получение необходимой информации и передача служебной информации по телефону.

Требования

• опыт работы на аналогичной должности от 1 года
• умение работать в режиме многозадачности, четко расставлять приоритеты
• высокий уровень самоорганизации, инициативность и ответственность
• коммуникабельность, вежливость
• стрессоустойчивость и аккуратность в работе с деталями
• грамотная письменная и устная речь
• уверенный пользователь ПК. Использование офисного пакета: текстовый редактор, таблицы, электронная почта. Знание программы 1С приветствуется
• использование периферийных устройств и оргтехники
• правила защиты конфиденциальной служебной информации

Условия

• Испытательный срок 2 месяца
• Своевременные выплаты 2 раза в месяц. Увеличение заработной платы по истечению успешного прохождения испытательного срока.
• Служебный смартфон и оплата мобильной связи
• Перспективы профессионального роста
• Корпоративные подарки детям сотрудников
• Удобное расположение офиса