Секретарь/офис-менеджер

Обязанности:

Отвечать на телефонные звонки, фиксировать и передавать служебную информацию генеральному директору и сотрудникам компании.

По поручению руководителя составлять письма, приказы и другие документы.

Прием и перераспределение корреспонденции, обработка, подготовка и отправка ответов на полученные письма по мере необходимости. Отправка писем по поручению руководителя и других сотрудников компании.

Вести делопроизводство. Для этого секретарь должен осуществлять прием, систематизацию входящей корреспонденции и передавать ее на рассмотрение руководства и исполнителям. Организация электронного документооборота. В должностные обязанности секретаря входит также контроль над ходом, сроками и результатом их исполнения.

Выполнять работы по распечатке, сканированию, размножению и хранению документов.

Создавать условия для нормальной работы офиса: следить за потребностью в канцтоварах, оргтехнике и другой необходимой продукции. Своевременное принятие мер при поломках и повреждениях оргтехники.

Оказывать помощь в организации производственных совещаний и собраний. Доводить до участников дату, место и время мероприятия. Собирать необходимые материалы, обеспечивать явку присутствующих.

Организовывать прием посетителей и, по возможности, создавать условия для скорейшего решения вопросов.

Организовывать корпоративные мероприятия, праздники, обучающие семинары и пр.

Выполнять отдельные служебные поручения руководителя.

Требования:

Секретарь обязан знать:

— Правила ведения делопроизводства;

— Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;

— Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов;

— Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п.;

— Правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т.д.);

— Утвержденные нормы и правила по охране труда, безопасности и внутреннему распорядку.

Условия:

• Работа в дружном коллективе, в компании с высоким уровнем корпоративной культуры
• Полная занятость, официальное оформление в соответствии с ТК РФ, работа в офисе компании
• Полностью "белая" заработная плата
• Реализация интересных задач

• Личные качества:

  Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата, внимательность, пунктуальность.