Офис-менеджер

Обязанности:

• Ведение внутреннего и внешнего документооборота по сделкам;
• Ведение реестра счетов;

• Обеспечение административной и хозяйственной поддержки руководителя и бесперебойной работы офиса;

• Приём входящей корреспонденции и телефонных звонков, распределение информации по ответственным сотрудникам и подразделениям в соответствии с внутренними правилами;

• Ведение учета входящих и исходящих писем, контроль их хранения и своевременного исполнения;

• Передача документов на подпись руководителю, проверка корректности оформления и соблюдения требований к документам;

• Подготовка писем, запросов, служебных записок и иных документов по поручению руководителя; подготовка ответов адресатам;

• Составление распоряжений, доверенностей и других распорядительных документов по указанию руководителя, ведение их реестра и соблюдение хранения;

• Организация отправки писем, документов и посылок клиентам и поставщикам, взаимодействие и контроль курьерской службы.

• Встреча и сопровождение посетителей офиса;

• Организация совещаний и рабочих встреч руководителя: уведомление участников, подготовка материалов, регистрация участников, оформление итоговых протоколов и их хранение;

• Организация командировок сотрудников и руководителя: бронирование билетов, гостиниц, заказ транспорта,подготовка авансовых отчетов;

• Поиск информации, подготовка данных и выполнение отдельных поручений руководителя;

• Контроль наличия расходных материалов, офисной техники, хозяйственных принадлежностей, закупка необходимых товаров; взаимодействие с обслуживающим персоналом;

• Контроль состояния офисного оборудования, технических коммуникаций и оргтехники, инициирование ремонта или обслуживания при необходимости.

Требования:

• Опыт работы с документами в административной или операционной роли;
• Уверенное владение ПК (MS Office, желательно 1С и CRM);
• Внимательность к деталям и системность;
• Умение работать в режиме многозадачности;
• Ответственность и организованность;
• Инициативность и нацеленность на результат;
• Готовность к постоянному обучению и развитию профессиональных компетенций.

Условия:

• Официальное оформление по Трудовому кодексу с оплатой отпусков, больничных и других социальных гарантий;
• Работа в надежной и активно развивающейся компании с дружной командой профессионалов;
• Испытательный срок 2 месяца;
• График работы 5/2 по будням с 8.00 до 17.00.