Менеджер выставки (Выставочный проект)

Мы ищем опытного и инициативного менеджера выставки для реализации масштабного выставочного проекта. Если Вы умеете превращать концепцию в яркое, запоминающееся событие, управлять процессами от А до Я и находить общий язык с разными людьми — Вы наш кандидат.

Ключевая цель: Организация и управление всеми этапами подготовки и проведения выставки в соответствии с утвержденной концепцией, бюджетом и сроками.

Требования к опыту и компетенциям:

• Опыт работы в event-индустрии, выставочной или культурной сфере от 2-х лет, включая полный цикл управления проектом (от идеи до пост-анализа).
• Наличие реализованных проектов (выставки, форумы, публичные события) в портфолио.
• Умение работать с подрядчиками. Найти, сравнить по критериям, стоимости, закрепить договоренности письменно, довести до результата. Умение составлять и контролировать бюджет проекта.
• Навыки ведения переговоров и заключения договоров.
• Опыт взаимодействия с арендодателями, государственными органами (разрешительная документация), службами безопасности.
• Умение работать в режиме многозадачности, стрессоустойчивость и высокая самоорганизация.
• Развитые коммуникативные навыки.
• Опыт работы в компании, занимающейся организацией выставок, конференций, event будет преимуществом
• Готовность к командировкам и работе на площадке. Иногда нужно помочь руками.
• Грамотная устная и письменная речь, знание основ деловой переписки, этикета;
• Проявление тотального внимания к деталям, высокий уровень эстетического и эмоционального интеллекта;
• Умение работы с ПК (Excel, Word, базовое знание AutoCAD, Corel, Paint или аналогов), работа с графикой и схемами;
• Умение донести позицию и внятно разъяснить технические требования.
• Высокая степень эмпатии, желание помочь, быть полезным, решить все вопросы участника конференции и даже больше. Принятие позиции «клиент всегда прав», независимо от обстоятельств и особенностей взаимодействия с клиентом

Обязанности и функционал:

1. Подготовительный этап:

• Детализация концепции выставки совместно с куратором/заказчиком.
• Подбор и управление подрядчиками: монтажники, дизайнеры, логисты, страховые компании и т.д.
• Работа с CRM-данными Работа с CRM и теплой клиентской базой.
• Определение потребностей и составление технических заданий.
• Участие в подготовке дизайн-проектов.
• Составление коммерческих предложений.
• Участие в оформлении договоров, контроль своевременной оплаты.
• Ведение телефонных переговоров и деловой переписки с потенциальными клиентами на различных уровнях.
• Взаимодействие со всеми отделами компании.
• анализ коммерческой эффективности и подготовка финансовых отчетов по итогам проекта.
• Построение внутренних процессов и регламентов ивент-направления.
• Поддержка коммуникации с резидентами на мероприятиях.
• Работа на Сервис-центре во время всего периода выставки, обеспечение корректного заезда экспонентов на выставку, приём и оформление заявок от экспонентов, согласование услуг с подрядчиками. Подведение итогов по услугам.
• Организованность, стрессоустойчивость, внимательность, умение работать с большим потоком информации, а также в режиме многозадачности, желание работать в выставочном бизнесе;
• Работа с пополнением баз данных для продаж.
• Ведение телефонных переговоров, деловой переписки.
• Подготовка официальных приглашений для экспонентов.
• Подготовка технической документации проекта для взаимодействия с экспонентами
• Согласование с заказчиком художественного оформления стендов.
• Поддержка в организации участия экспонентов.
• Составление документов по услугам в программах Word, Excel и др. Работа со схемами залов.
• Консультации клиентов по услугам, рассылка писем клиентам, обзвон клиентов.
• Приём заявок, согласование условий предоставления услуг, выставление счетов, контроль оплаты счетов.
• Выполнение прочих поручений директора технического отдела, связанных с подготовкой и проведением выставки.
• Координация разработки дизайн-проекта и планировки экспозиции.
• Организация безопасной транспортировки, хранения и страхования экспонатов.
• Оформление всей необходимой разрешительной и договорной документации.
• Взаимодействие с маркетинговой службой по продвижению выставки.

2. Осуществление проекта (монтаж и работа выставки):

• Общее руководство на площадке, контроль сроков и качества работ.
• Координация действий всех служб и подрядчиков.
• Встреча, размещение и взаимодействие с экспонентами, партнерами.
• Решение оперативных вопросов и нештатных ситуаций.
• Контроль работы персонала на площадке (администраторы, клининг, служба безопасности, техперсонал).
• Контроль соблюдения правил безопасности.
• Сопровождение мероприятия на месте (монтаж\демонтаж)

3. Завершающий этап:

• Контроль демонтажа экспозиции и возврата экспонатов.
• Расчет с подрядчиками, закрытие финансовых документов по проекту.
• Сбор аналитики: посещаемость, финансовая отчетность, отзывы.
• Подготовка пост-отчета для заказчика/руководства.
• Проведение анализа эффективности проекта

Мы предлагаем:

• Работу над интересными и амбициозными проектами.
• Оформление по ТК РФ (официальная заработная плата).
• Возможность профессионального роста в сфере управления проектами.
• Уровень заработной платы обсуждается с успешным кандидатом;
• Офис 5 минут от метро Преображенская площадь;
• Рабочее место строго в офисе ( не гибрид и не удаленный график)

Тип занятости:

Работа 5/2 (с пиковой нагрузкой в период проведения мероприятий)

• Уровень заработной платы обсуждается с успешным кандидатом
• Офис 10 минут от метро Преображенская площадь
• Рабочее место строго в офисе (не гибрид и не удаленный график)

Тип занятости: Полная занятость, проектная работа