Секретарь офиса

В отдельно стоящее здание на ресепшн требуется секретарь (работа в паре со вторым секретарем).

Мы ищем ответственного сотрудника, который готов взять на себя организацию работы офиса и встречу гостей.

Чем предстоит заниматься:

• Встреча и прием: работа на ресепшн, прием входящих звонков, перевод на ответственных сотрудников, фиксация информации для руководителей в их отсутствие.
• Администрирование офиса: бронирование переговорных комнат, контроль их чистоты и наличия канцелярии/воды, своевременное пополнение; заказ канцелярии, кофейных ингредиентов, воды, продуктов для руководителей и сотрудников, контроль наличия и учет.
• Техническая поддержка руководства: организационно-техническое обеспечение деятельности руководителей (работа с принтером/сканером, управление календарями).
• Финансовые операции: заведение счетов в 1С/Битфинанс, контроль согласования и прохождение оплат.
• Контроль чистоты и порядка: контроль работы уборщиц, чистоты в офисе, переговорных комнатах и кофе-поинтах.
• Пропускной режим: оформление постоянных пропусков для новых сотрудников, заказ гостевых и автомобильных пропусков на территорию бизнес-центра.
• Подготовка мероприятий: выполнение работы по подготовке совещаний (сбор материалов и т.д.).

Что мы хотим видеть:

• Обязательно: опыт работы секретарем, офис-менеджером или помощником руководителя от 2-х лет.

• Навыки: чистая грамотная речь и письмо, знание делового этикета, навыки сервировки, опрятность.

• Проактивность: ответственность, дисциплинированность, коммуникабельность, исполнительность, аккуратность, внимательность, энергичность, проактивность (видеть, что нужно сделать, и делать без напоминаний).

• Технические навыки: уверенный пользователь ПК, умение работать с офисным оборудованием (принтер/сканер).

• Будет преимуществом: знание английского языка.