Ассистент проекта

Обязанности:

• Ведение электронного архива проекта и контроль правильности ведения папок проекта;
• Оформление писем и регистрация корреспонденции;
• Ведение и оформление протоколов совещаний с Заказчиком и ключевыми подрядчиками;
• Выполнение письменных и устных переводов по запросу Директора проекта/Руководителя проекта;
• Сопровождение переговоров с контрагентами;
• Планирование и подготовка встреч и совещаний (напоминание о встречах всем участникам, подготовка документов для совещаний: повестки, протоколы предыдущих совещаний);
• Оформление различных документов (формирование пакета документов для гос. органов, оформление доверенностей);
• Подготовка различных презентаций по проекту;
• Контроль своевременного предоставления отчетов РП и других отчетов согласно договору с Заказчиком, помощь в оформлении;
• Подготовка информации по проекту для публикации в составе новостей компании;
• Взаимодействие со службой персонала: списки именинников, приказы на объект, распоряжения, согласование графиков отпусков; Оповещение всех участников проекта о текущих и срочных событиях. Рассылка информационных электронных писем;
• Прием звонков от потенциальных контрагентов и (при необходимости) переадресация их соответствующим участникам проекта;
• Формирование архива (бумажного и электронного) и организация сдачи документов в архив;
• Организация поездок членов команды проекта (визовая поддержка, билеты, бронирование гостиниц, расписание поездок, отчет перед бухгалтерией);
• Подготовка справочно-аналитической информации по запросу Директора проекта/Руководителя проекта;
• Выполнение других поручений руководителя.

Требования:

• Опыт работы в роли секретаря, ассистента, личного помощника руководителя от 2 лет;
• Опыт работы в строительстве будет конкурентным преимуществом;
• Опыт работы по перечисленным в обязанностях блокам обязателен (не менее 70% от указанного объема);
• Высшее образование;
• Разговорный английский будет преимуществом;

• Активность, обучаемость, готовность к изменениям и аналитические способности.

Условия:

• Работа на объекте строительства бизнес-центра в Приморском районе, г. СПБ;
• Официальное трудоустройство на срочный трудовой договор, на период реализации проекта;
• График работы 5/2 по 8 часов;
• Полностью белая заработная плата;
• Социальный пакет: ДМС, корпоративная мобильная связь.