Бизнес-ассистент/Личный помощник руководителя

Мы в поиске личного ассистента для нашего руководителя в сеть ресторанов, чтобы помочь разгрузить его от рутинных задач.

О руководителе:

Уравновешенный и структурированный человек с математическим складом ума. Скрупулезный, справедливый и требовательный.

Кого мы ищем:

Самоорганизованного и исполнительного ассистента с критическим мышлением. Для руководителя важно: поиск нескольких решений для одной задачи и выбор оптимального решения, продумывание действий на несколько шагов вперед. Ассистент должен быть готов подстраиваться под режим руководителя, быть внимательным.

Обязанности:

• Тайм-менеджмент: разгрузка от мелких рутинных задач, ведение календаря, ответы на звонки и сообщения, организация встреч

  – Бизнес-задачи: оплата счетов и мониторинг предстоящих платежей

  – Поиск и анализ информации по различным запросам:

  – Личные задачи: оформление визы, выбор и покупка подарков, напоминания о важных датах, поиск и покупка билетов, получение ВНЖ в той или иной стране.

• описание бизнес-процессов компании, их упаковка в регламенты, чек-листы, стандарты;
• поиск и внедрение автоматизированных технологий для оптимизации внутренних бизнес-процессов (CRM-систем, систем ЭДО и т.п.);
• сопровождение руководителя на бизнес-встречах, переговорах и в бизнес-поездках;
• поиск и работа с информацией, создание бизнес-презентаций;
• курирование команд, контроль за исполнительской дисциплиной отделов и департаментов;

Требования:

• Помощь в решении рутинных бизнес-задач, ведение графиков, контроль за бухгалтерией и договорами, составление и обновление таблиц, отслеживание актуальных статусов, заполнение форм, подсчет ежемесячных расходов по личным и бизнес счетам

• Ведение календарей

• Travel-поддержка (оформление виз, бронирование билетов, отелей, трансферов)

• Поиск полезной информации: от кресел в самолёте до налогообложения в других странах

• Организация встреч с партнерами и друзьями, командировок, деловых встреч, тимбилдингов для сотрудников компании

• Контроль подписок и своевременной оплаты счетов

• Выполнение личных поручений CEO (бронь столиков в ресторанах, покупка билетов на мероприятия, заказ букетов, поиск исполнителей мелких работ по дому, заказ сопровождения для родственников в аэропортах и т.д.) 30-40% от всех задач

Условия:

-Обучение бизнес ассистента за счет компании

• Пятидневная рабочая неделя с 09.00 до 18.00;

• Непосредственный руководитель - Генеральный Директор;

• Испытательный срок 3 (три) месяца;

• Официальное оформление в штат по ТК РФ с первого рабочего дня;

• Полностью «белая» заработная плата;

• Квартальные премии и ДМС после прохождения испытательного срока;

• «Тринадцатая» зарплата