Делопроизводитель/офис-менеджер

УК ИНЖЭК надёжная строительная компания, которая работает с 2010 года. Мы специализируемся на капитальном ремонте зданий: выполняем работы по ремонту крыш и чердаков, фасадов и отмосток, систем холодного и горячего водоснабжения (ХГВС), водоотведения (ВО), центрального отопления (ЦО), а также электромонтажные работы.

Требуется ответственный делопроизводитель/офис-менеджер.

Чем предстоит заниматься:

Документооборот и делопроизводство:

• Работа с договорами (регистрация, контроль, хранение);

• Учёт входящей/исходящей документации, ведение архива;

• Печать, копирование, сканирование;

• Отправка/получение корреспонденции (почта, курьеры);

• Подготовка официальных писем, запросов, ответов для контрагентов, прокуратуры, администрации города;

• Проверка исполнительной документации (ИД) на комплектность, сканирование, загрузка в «Атлас», устранение замечаний заказчика;

• Заполнение первичной документации, оформление отказов жителей (при необходимости);

• Подготовка актов открытия/закрытия МКД;

• Подписание документов с жителями (при необходимости).

Контроль и взаимодействие:

• Контроль сроков исполнения договорных обязательств и ответов на запросы;

• Взаимодействие с контрагентами, поставщиками (запрос документов, КП, уточнение данных);

• Координация работы с партнёрами, подрядчиками;

• Взаимодействие с другими отделами по документообороту;

• Немедленное информирование руководства о письмах, встречах и важной информации.

Организационная поддержка:

• Встреча и приём посетителей (чай/кофе по необходимости);

• Поддержание жизнедеятельности офиса: заказ канцтоваров, хозтоваров и пр.;

• Организация корпоративных мероприятий и деловых встреч (планирование, координация подрядчиков).

Специальные функции (с обучением):

• Мониторинг судебного делопроизводства, взаимодействие с юристами по документам (возможно присутствие в суде);

• Замещение бухгалтера в период отпуска/больничного: работа в 1С (счета на оплату, отправка отчетов, создание доверенностей), подписание документов в ЭДО;

• Подготовка отчётов о проценте выполнения капремонта МКД («светофор») для совещаний с министром ЖКХ;

• Выполнение отдельных поручений руководителя.

Требования к кандидату:

• ответственность и внимательность;
• грамотная устная и письменная речь;
• организованность, умение расставлять приоритеты;
• исполнительность;
• умение работать в режиме многозадачности.

Условия:

• официальное трудоустройство согласно ТК РФ;
• график: 5/2 с 9:00 до 18:00;
• премии по итогам года за высокие результаты работы.