Специалист по документационному обеспечению управления / Делопроизводитель

Мы — динамично развивающаяся лизинговая компания. Наш бизнес строится на прозрачности сделок и безупречном юридическом сопровождении, поэтому документы для нас — это не просто бумаги, а основа надежности и доверия клиентов.

Сейчас мы открываем вакансию Специалиста по документационному обеспечению управления. Нам нужен человек, который понимает ценность порядка и умеет выстроить системную работу с большим объемом документации.

Ключевое, что мы ценим: Вашу ответственность. Мы ищем не просто исполнителя, а хранителя документооборота, на которого можно положиться в вопросах соблюдения сроков, сохранности и исполнительности.

1. ОБЯЗАННОСТИ:

1. 1. Документооборот (входящий/исходящий):

• Прием, регистрация и распределение входящей корреспонденции (письма, заявления, счета-фактуры от контрагентов, запросы от госорганов);
• Подготовка и отправка исходящей документации через Почту России и курьерские службы (отслеживание статусов доставки);
• Поиск и оперативное извлечение документов из текущего и архивного хранения по запросам сотрудников, руководства и госорганов;
• Контроль сроков исполнения входящих поручений и запросов. Ежедневная/еженедельная отчетность перед Операционным директором;
• Выполнение поручений руководителя: поиск информации, печать/сканирование срочных документов.

1.2. Организационно-распорядительная документация:

• Оформление новых документов по установленным шаблонам (письма, приказы, распоряжения, типовые договоры);
• Подготовка проектов приказов, распоряжений, писем и типовых договоров по указанию руководства;
• Координация согласования: передача документов на визирование руководителям отделов и в юридический отдел;
• Проверка правильности оформления поступающих и создаваемых документов (наличие подписей, печатей, дат, ссылок на входящие номера);
• Взаимодействие с юридическим отделом и госорганами: выезды в Арбитражные и районные суды для подачи документов, получения решений, определений и исполнительных листов.

1.3. Архив и номенклатура дел:

• Формирование дел по номенклатуре, ведение реестров (папки «Клиенты», «Договоры», «Первичная документация»);
• Систематизация текущего архива: обеспечение быстрого поиска документов по реквизитам (дата, номер, контрагент), ведение электронных баз учета;
• Подготовка документов к сдаче в архив (оформление обложек, описи, нумерация, подшивка);
• Выдача архивных копий и подлинников по запросам сотрудников.

1. 4. Хозяйственное обеспечение офиса:

• Контроль расходников (вода, чай, кофе, сахар, посуда);
• Учет и заказ хозтоваров (мыло, бумага, салфетки, мешки для мусора, средства для уборки);
• Взаимодействие с клининговой службой.

2. ТРЕБОВАНИЯ:

• Опыт работы в делопроизводстве или смежных отделах от 3 лет;
• Знание правил делопроизводства, документооборота и основ архивного дела;
• Уверенный ПК: MS Office (Word, Excel — сводные таблицы обязательно), Google-документы;
• Опыт работы с оргтехникой (МФУ, сканеры, принтеры);
• Опыт работы с СЭД — преимущество;
• Грамотный русский (устный и письменный), скоростная печать;
• Личные качества: внимательность, педантичность, усидчивость, структурированность мышления, стрессоустойчивость;
• Готовность к незначительным выездам (суды, почта, контрагенты).

3. УСЛОВИЯ:

• Официальное трудоустройство по ТК РФ;
• График: 5/2, пн-чт с 10:00 до 19:00, пт с 10:00 до 17:00;
• Современный офис в центре Москвы (рядом с метро Марксистская);
• Молодая дружная команда;
• Лояльное руководство, которое ценит порядок и прислушивается к идеям;
• Регулярные мероприятия за счет компании (тимбилдинги, праздники, активный отдых);
• Премии и бонусы по KPI.