Помощник руководителя

Обязанности:

• Планирование, координация и ведение рабочего графика директора:
  организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров,
  собеседований, контролировать их исполнение, ведение и
  корректирование рабочего календаря руководства.
  • Первоначальное консультирование клиентов (при необходимости).
  • Работа с документами (составление и подготовка писем, архив,
  хранение, перераспределение).
  • Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей
  корреспонденции руководства (документы, письма, факсы, письма по
  электронной почте).
  • Ведение архива документов и проверка правильности и полноты его
  оформления.
  • Создание внутренних документов, положений для целей компании.
  • Подготовка договора, отчета и других документов для внутренних
  целей компании.
  • Подготовка документов для банка (помощь бухгалтеру).
  • Работа в CRM.
  • Работа с компьютером и офисной оргтехникой (копирование,
  сканирование).
  • Встреча и прием посетителей офиса (чай, кофе).
  • Обеспечение жизнедеятельность офиса (заказ канцтоваров, воды,
  расходных материалов, полив цветов).
  • Выполнение поручений руководителя.
  • Запрос и получение необходимых материалов, документов,
  информации от сотрудников других подразделений для выполнения
  распоряжения руководства.
  • Учет и распределение поступающей информации, касающейся
  руководства, своевременная передача документов, сообщений и 2
  информации руководству (письменно или устно).
  • Ведение телефонной и информационной базы руководства (контакты,
  дни рождения клиентов), регулярное ее обновление.
  • Travel-поддержка: заказ такси, авиа и ж/д билеты, бронирование
  гостиниц.
  • Готовность к работе в режиме 7/24/365.
  • Контроль выполнения работ, KPI, поручений и т.п.
  • Активное участие в процессах бизнес-упаковки: разработка рекламных
  материалов для продвижения бизнеса, подготовка пиар-кампаний,
  акций, конференций, выступлений по ТВ и радио-каналам, подготовка
  участия в тематических передачах и печатных изданиях. Собственные
  навыки и привлечение специалистов в съемке рекламных роликов.
  • Работа с экспатами.
  • Управление компанией в отсутствии руководителя.
  • Организация приезда иностранных партнеров и клиентов
  (бронирование гостиниц, организация трансфера, программы
  мероприятий и поездок и т.п.).
  • Работа с первыми лицами компании.
  • Оформление всех необходимых документов для экспатов в России.
  • Взаимодействие с домашним персоналом.
  Обеспечение жизнедеятельности компании (оплата аккаунтов, связи,
  интернет-услуг, рекламных кампаний, аренды, услуг внешних
  обслуживающих компаний; заказ канцелярских товаров, закупка