Руководитель секретариата

Чем предстоит заниматься:

• Руководство командой офис-менеджеров: распределение задач, контроль исполнения, проведение планёрок;

• Подбор, адаптация и обучение новых сотрудников секретариата, оценка эффективности команды;

• Полный цикл работы с корреспонденцией: регистрация, маршрутизация, контроль сроков исполнения, архивирование;

• Работа в 1С, CRM, Почта : настройка шаблонов, автоматизация рутинных операций, обучение команды;

• Ведение реестров, контроль качества документации: вычитка, стандартизация форм, соблюдение корпоративного стиля;

• Организация приёма клиентов: координация визитов, подготовка переговорных, материалов;

• Координация работы: клининг, ИТ-поддержка, канцтовары, охрана;

• Контроль состояния офиса: переговорные, оборудование, пропускная система, зоны отдыха;

• Формирование и контроль административного бюджета;

• Ведение учёта ТМЦ, контроль остатков, своевременное пополнение расходных материалов;

• Подготовка регулярных отчётов для руководства: загрузка команды, выполнение поручений, инциденты, предложения по оптимизации;

• Анализ эффективности административных процессов, внедрение улучшений (автоматизация, чек-листы, базы знаний);

• Участие в кросс-функциональных проектах: цифровизация офиса, обновление регламентов, адаптация под новые форматы работы.

Мы ожидаем:

• Образование высшее;
• Опыт работы в аналогичной должности от 2-х лет, в компании со схожей отраслью/масштабом;
• Знание английского или другого иностранного языка (для работы с международными партнёрами);
• Опыт внедрения цифровых решений в административные процессы;
• Опыт с документооборотом и делопроизводством;
• Опыт работы с корпоративными системами;
• Опыт организации административных процессов, бюджетирование, деловая коммуникация;
• Опыт планирования, координация команды;
• Опыт принятия решений, управление изменениями, контроль качества, кросс-функциональное взаимодействие;
• Стрессоустойчивость, внимательность к деталям, дипломатичность и тактичность, гибкость и адаптивность, конфиденциальность и лояльность.

Условия:

• Трудоустройство в соответствии с ТК РФ;
• Конкурентный уровень заработной платы. Выплаты 2 раза в месяц;
• График работы 5/2 с 9:00 до 18:00, сокращенный день по пятницам до 17:00;
• Молодой и дружный коллектив;
• Офис премиум-класса в пешей доступности от м. Серпуховская;
• Работа в динамично развивающейся компании;
• Возможность профессионального и материального роста;
• У нас нет строгого дресс-кода.