Ассистент отдела продаж

Ты будешь:

• Обеспечивать аккуратность и корректность в предоставлении данных в области своей ответственности. Нести ответственность за качество предоставляемых данных перед руководителем, сотрудникам отдела продаж и другими коллегами, обращающимися с запросами, обеспечивая тем самым безошибочность предоставляемых данных;
• Качественно и в установленный срок выполнять поставленные задачи руководителем и менеджером того отдела, поддержку которого осуществляешь;
• Обеспечивать своевременное и качественное сведение данных в Excel таблицах по запросу руководителя и сотрудников отдела, поддержку которого осуществляет (используя в работе следующие функций Excel: построение сводных таблиц, расчет суммы и количества, ВПР, нахождение и удаление дубликатов, специальная вставка, условное форматирование, «горячие клавиши»);
• Своевременно и безошибочно осуществлять организацию командировок и служебных поездок для сотрудников отдела продаж (оформление авиа-/жд- билетов, виз, проживание в гостинице и трансферов);
• Своевременно и безошибочно осуществлять ведение документооборота для команды (одобряет приложения на работу с агентствами / клиентами, выпускает заявку на покупку какой-либо услуги (РО), готовит закрывающие документы для оплаты услуг);
• Своевременно и безошибочно осуществлять контроль за документооборотом команды: заведение в системы договора, приложения, акты, счета и прочее, отслеживать своевременную оплату счетов;
• Своевременно осуществлять ведение протокола/минуток на еженедельной встрече команды;
• Осуществлять взаимодействие с агентствами для организации мероприятий и различных активностей для отдела продаж (одобряет и подписывает приложения, выпускает заказы на покупку какой-либо услуги (РО), оформляет внутренние документы на мероприятия, готовит документы для оплаты услуг);
• Инициировать проекты, обеспечивая необходимые инструменты (договоры, дополнения) и системы (утверждения CAF);
• Своевременно и безошибочно осуществлять подготовку, прием, сортировку, регистрацию и надлежащее хранение входящих документов, писем, прессы и иной информации на любых носителях;
• Своевременно и безошибочно собирать и консолидирует информацию по подготовке решений Руководителя и команды отдела продаж;
• Своевременно и безошибочно осуществлять организацию и полное документальное сопровождение выездных мероприятий отдела продаж;
• Своевременно и безошибочно информировать соответствующих Работников, согласованных с непосредственным Руководителем, о показателях и результатах; получать подтверждение о получении ими данной информации;
• Своевременно и безошибочно подготавливать презентации по мониторингу рынка для отдела продаж на ежемесячной основе (AC Nielsen и т.п.);
• Своевременно и безошибочно поддерживать базы данных клиентов в части обеспечения корректности информации о клиентах (контактная информация, контактные лица и тд.);
• Обеспечивать подготовку периодических и разовых отчетов по требованию Руководителя, сбор информации для них;
• Своевременно и безошибочно осуществлять письменный и устный перевод в рамках различных проектов Отдела;
• Своевременно выполнять иные поручения, продиктованные производственной необходимостью, что подтверждается письменным распоряжением непосредственного руководителя, а также поручения руководителя подразделения, поддержку которого осуществляет в данный момент.

Мы предлагаем:

• Конкурентную зарплату, ежегодный пересмотр заработной платы;
• Расширенный ДМС со стоматологией;
• Компенсацию питания;
• Комфортный и современный офис в центре Москвы;
• Гибридный формат работы / сокращенный рабочий день по пятницам;
• Программу поддержки сотрудников (психологические, юридические, финансовые консультации), программу корпоративных скидок;
• Динамичную среду — работу «в движении» с фокусом на результат;
• Профессиональный рост и развитие;
• Возможность реализовать свои идеи!

Мы ожидаем:

• Высшее образование;
• Знание английского языка (уровень Upper Intermediate);
• Грамотное владение русским языком, как устным, так и письменным;
• Опыт работы в подобной должности не менее 2 лет;
• Аккуратность, ответственность, исполнительность, коммуникабельность, умение соблюдать временные рамки;
• Высокий уровень владения персональным компьютером (быть опытным пользователем Microsoft Excel (построение сводных таблиц, расчет суммы и количества, ВПР, нахождение и удаление дубликатов, специальная вставка, условное форматирование, «горячие клавиши»), Word, Power Point (гиперссылки, диаграммы и графики, анимация и аудио -/видеоролики, интеграция объектов), Outlook) и другой оргтехники.
• Умение управлять работой с третьими лицами / агентствами с целью обеспечить своевременное наличие необходимой документации.