Специалист по документообороту в отделе закупок

Обязанности:

• Обработка счетов и сопроводительных документов:

• приём счетов на оплату (предоплата и постоплата) от российских и зарубежных контрагентов;
• проверка соответствия счетов утвержденным условиям закупки (юридические лица, количество, номенклатура, расценки, условия оплаты и пр.);
• взаимодействие с подразделениями компании в случае необходимости урегулирования (формализации) отклонений информации, указанной в счетах, от согласованных условий закупки;
• взаимодействия с поставщиками в случае необходимости внесения каких-либо корректировок в полученные документы;
• подборка подтверждающих документов, необходимых для оплаты (акты приемки-передачи, товарно-транспортные накладные и пр.);
• проверка соответствия подтверждающих документов условиям закупки и предоставленным счетам на оплату (юридические лица, количество, номенклатура, расценки, условия оплаты и пр.);
• взаимодействие с подразделениями компании в случае необходимости урегулирования (формализации) отклонений информации, указанной в подтверждающих документах, от согласованных условий закупки/ поставки/ приемки;
• отслеживание своевременности оплаты по предоставленным в финансовую службу документам;
• взаимодействие с подразделениями компании для урегулирования возникающих вопросов при осуществлении оплаты;
• загрузка/ выгрузка необходимых для оплаты документов, а также информации для подготовки отчетов по статусу осуществления платежей (включая данные по проблемным вопросам с оформлением поставок);
• осуществление работы по проведению сверки взаиморасчетов с поставщиками.

• Обработка документов о поставках:

• проверка доставочных листов (товарно‑транспортных накладных, актов приёма‑передачи и пр.) на соответствие условиям договора и фактическому объёму/ассортименту поставки, а также с информацией заказов и спецификаций;
• документальное сопровождение претензионной работы при взаимодействии с соответствующим сотрудником компании (закупки, юридическая, финансовая служба и т.д);

• Ведение документооборота и подготовка сводной информации:

• сбор и хранение досье документов по поставке, передача документов в архив в соответствии с требованиями компании;

• Работа с базами данных:

  Внесение необходимой информации с соответствующие системы и базы данных компании, экспорт информации для подготовки соответствующих отчетов.

Требования:

• Высшее образование;
• 3-5 лет опыта работы в сфере закупок/финансов/логистики
• Знание требований к оформлению счетов и сопроводительных докумнетов по поставкам;
• Уверенный пользователь MS Excel
• Владение английским языком в письменной и устной форме.

Условия:

• Крупная международная компания, работающая в сфере морской перевозки грузов. Недавно открылся офис в г. Санкт-Петербург. Отличная возможность присоединиться к быстро растущей команде
• Работа в офисе с 09.00 до 18.00, офис новый, находится в центре, недалеко от станций Пушкинская, Звенигородская
• Оформление согласно законодательства РФ
• ДМС после испытательного срока
• Корпоративная мобильная связь
• Ноутбук