Секретарь руководителя

Обязанности:

• Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора колледжа.

• Принимать поступающую на рассмотрение директору корреспонденцию, , передать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

• Ведение делопроизводства, осуществляет отправление простой и заказной корреспонденции, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

• Принимать документы и личные заявления на подпись директора колледжа.

• Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы директора колледжа.

• Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

• Организовывать проведение телефонных переговоров директора колледжа, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

• По поручению директора составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.

• Организует подготовку заседаний и совещаний, проводимых директором колледжа (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

• Осуществлять своевременное ознакомление сотрудников колледжа с изданными приказами и распоряжениями под подпись, также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора колледжа, взятых на контроль.

• Вести контрольно-регистрационную картотеку.

• Обеспечивает рабочее место директора колледжа необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

• Печатает по указанию директора колледжа служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

• Организовывать прием посетителей, оказывать содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

• Разрабатывать инструкции по ведению делопроизводства и организовывать их внедрение.

• Разрабатывать, утверждать номенклатуру дел колледжа.

• Обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

• Организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений директора колледжа, по формированию дел и их сдаче на хранение.

• Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

• Организация официальных встреч, церемоний, переговоров и приемов: организовывать подготовку и проведение деловых встреч, переговоров, презентаций и официальных приемов, включая логистическое, техническое и протокольное сопровождение; разрабатывать сценарии и повестки дня мероприятий, осуществлять контроль за их соблюдением, вести протоколы встреч; взаимодействовать с внешними подрядчиками (кейтеринг, площадки, переводчики) для обеспечения высокого уровня проведения мероприятий.

• Копировать документы на персональном ксероксе.

Требования:

• Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 1 года

• Секретарь руководителя должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности колледжа и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав Колледжа и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники;
• Обязательное знание и умение работать с электронным документооборотом, СЭД.
• Медицинская книжка (пункт 25 Приложения к Порядку проведения обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и

  (или) опасными условиями труда, утвержденного Приказом Минздрава России от 28.01.2021 № 29н).

• Наличие справки "О наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования".

Условия:

• Пятидневная рабочая неделя.
• График работы: начало работы 08:30, окончание работы 17:00.
• Перерыв на обед: с 12:.30 до 13:00.
• Официальное трудоустройство согласно трудового законодательства.
• Заработная плата два раза в месяц.
• Ежегодный оплачиваемый отпуск в количестве 36 календарных дней.