Администратор офиса

Обязанности:

• Оказывает административную поддержку сотрудникам региона
• Организует регистрацию и распределение входящей/исходящей в офис корреспонденции. Оформляет отправку корреспонденции курьерскими службами, факсимильных сообщений, писем и др. корреспонденции в адрес клиентов и поставщиков региона
• Ведет делопроизводство, осуществляет первичную обработку документов, предварительное рассмотрение, регистрацию и авторизацию ответственными лицами
• Организует встречу посетителей
• Участие в организации и проведении семинаров, дней поля и других мероприятий (регистрация участников, соблюдение регламента, организация кофе-брейков, питания, организация трансферов участников)
• Поддерживает жизнеобеспечение офиса – осуществляет заказ канцелярии и продовольствия в офис, оформление заявок на обслуживание офиса
• Взаимодействует с поставщиками товаров и услуг для жизнеобеспечения офиса – осуществляет их поиск, контролирует процесс согласования договоров и своевременной оплаты счетов
• Контролирует поступление полного пакета документов, необходимого для оплаты счетов
• Отвечает за своевременную подготовку и предоставление руководителю отчётов согласно положению о системе внутренней отчётности
• Координирует запросы от сотрудников региона в адрес подразделений компании
• Координирует работы по контролю оплат в интересах региона, производимых бухгалтерией по инициативе всех подразделений компании (поиск счетов, контроль их оплат, контроль своевременности оформления и подписания документов)
• Отвечает за административное обеспечение командировок сотрудников региона (заказ билетов, гостиниц и проч.)
• По распоряжению руководителя готовит и печатает документы
• Выполняет переводы текстов с/на английский язык;
• Готовит Power Point презентации
• Выполняет родственные по содержанию обязанности

Требования:

• Опыт работы от 1 года на административной позиции
• Знание делового этикета и навыки ведения деловой корреспонденции
• Владение английским языком на уровне intermediate
• Отличные навыки работы с MS Office (Word, Excel, Power Point)
• Пунктуальность, ответственность, организованность
• Проактивность, коммуникабельность
• Умение справляться с несколькими задачами одновременно