Обязанности:
Работа с договорами:
- Оформление и заведение договоров в электронные системы;
- Контроль корректности реквизитов сторон, условий договора;
- Своевременное направление договоров контрагентам на подписание;
- Ведение учёта заключённых договоров, формирование отчётов по ним;
- Архивирование договорной документации (в бумажном и/или электронном виде).
Выставление счетов и закрывающих документов:
- Формирование и выставление счетов клиентам;
- Подготовка актов выполненных работ, счетов-фактур и иных закрывающих документов;
- Работа в 1С: оформление первичной документации;
- Отслеживание сроков оплаты по выставленным счетам.
Контроль дебиторской задолженности:
- Ведение учёта дебиторской задолженности;
- Мониторинг сроков оплаты клиентами;
- Направление напоминаний о необходимости оплаты;
- Взаимодействие с отделом продаж и бухгалтерией по вопросам взаиморасчётов;
- Формирование отчетности по дебиторской задолженности.
Организация административно-хозяйственной деятельности офиса:
- Обеспечение бесперебойной работы офиса: контроль наличия канцелярских товаров, расходных материалов, оргтехники;
- Взаимодействие с подрядчиками (службы технического обслуживания);
- Контроль чистоты и порядка в офисе;
- Организация командировок сотрудников (бронирование билетов, гостиниц, подготовка авансовых отчётов).
Организация встреч, совещаний:
- Планирование и организация проведения совещаний, переговоров, конференций;
- Подготовка зала для деловых встреч: обеспечение необходимого оборудования (проектор, колонки, бумага, ручки и пр.), кофе-брейка;
- Рассылка приглашений, согласование времени и состава участников;
- Ведение протоколов и фиксирование поручений (при необходимости);
- Размещение информации о встречах в корпоративных системах (календарь, портал).
Делопроизводство и документооборот:
- Прием, регистрация, распределение входящей и исходящей корреспонденции;
- Формирование и отправка писем, запросов, официальных ответов;
- Ведение деловой переписки с контрагентами, партнерами, государственными органами;
- Соблюдение режима конфиденциальности при работе с документами.
Требования:
- Опыт работы в сфере административного сопровождения не менее 1–2 лет;
- Знание программ: Microsoft Office (Excel, Word), 1С (Бухгалтерия), электронный документооборот;
- Умение работать с договорной базой;
- Ответственность, организованность, внимательность к деталям;
- Грамотная письменная и устная речь;
- Опыт организации мероприятий и ведения деловой переписки.
Условия:
- Комфортные условия работы: современный офис, оборудованное рабочее место, ОФИСНЫЙ формат работы (г. Домодедово);
- Социальная защищенность, прозрачные условия трудоустройства: оформление по ТК РФ, белая зарплата;
- Доход обсуждается индивидуально с успешным кандидатом;
- Удобный график работы: пятидневная рабочая неделя с 8:00 до 17:00;
- Самостоятельность в работе, высокий уровень ответственности.
