Секретарь руководителя

Обязанности:

• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя;

• Ведет сроковый текущий и предупредительный контроль исполнения распоряжений руководителя;
• Ведет делопроизводство в организации;

• Регистрирует входящую и исходящую документацию организации;

• Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов и контролирует срок исполнения;

• Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя;

• Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю и сотрудникам организации, в части их касающейся. Организует проведение телефонных переговоров руководителя;

• Перенаправляет телефонные звонки сотрудникам в зависимости от сферы их компетенции с предварительным информированием о предмете звонка;

• По поручению руководства организации составляет письма, запросы, печатает служебные и иные документы;

• Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня), при необходимости ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;

• По поручению руководства организации составляет письма, запросы, печатает служебные и иные документы;

• Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня), при необходимости ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;

• Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

• Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы;

• Осуществляет почтовые отправления или организует курьерскую доставку исходящей корреспонденции организации;

• Организует обмен информацией между подразделениями и должностными лицами организации;

• Организовывает встречи руководителя с принимающей стороной;

• Желателен опыт работы с системой электронного документооборота "ТЕЗИС".

Требования:

• высшее образование - бакалавриат или среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование;

• не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании;

• принципы и правила планирования рабочего времени;

• телефонные контакты руководителя;

• правила защиты конфидеправила организации приема посетителей;

• правила речевого этикета;

• правила сервировки чайного (кофейного) стола;

• работать с компьютером, сканером;

• работать с входящей, исходящей, внутренней документацией;

• пользоваться системами электронного документооборота для регистрации, контроля документов и информационно-справочной работы с документами.

Условия:

• официальное трудоустройство по ТК РФ;

• своевременная в полном объеме заработная плата: выплаты производятся не менее два раза в месяц;

• квартальные премии и премии к праздникам ( День работников дорожного хозяйства, 8 марта/ 23 февраля);

• ежегодная индексация заработной платы;

• оплачиваемый отпуск (28 календарных дней), соц. пакет;

• пятидневная рабочая неделя : пн.- чт. с 08:30 до 17:30, пт. С 8:30 до 16:15.

• условия для приема горячего питания (оборудованная обеденная зона с кухонной техникой).