Офис-менеджер / Личный помощник Генерального директора

Ищем системного, внимательного и харизматичного человека, который станет центром операционной жизни офиса и правой рукой Генерального директора.

Это не просто административная позиция — это роль с высоким уровнем доверия и влияния на процессы внутри компании.

Ключевые задачи:

1. Работа с руководителем и клиентами руководителя

• Выполнение личных и рабочих поручений Генерального директора

• Координация взаимодействия с партнерами и врачами

• Согласование и запись на консультации

• Создание и ведение карточек в Битрикс24

• Поиск и систематизация информации, подготовка кратких брифов

2. Административная и операционная поддержка

• Отправка документов

• Взаимодействие с подрядчиками и контроль их работы

• Обеспечение оплат сервисов (сайт, телефония и др.)

• Офисное онбординг-сопровождение сотрудников (рабочие места, SIM, доступы)

• Коммуникация с IT и решение технических вопросов

3. Трансферы, командировки, проживание

• Организация поездок сотрудников и клиентов (РФ и зарубеж)

• Подбор и покупка билетов (с ответственностью за бюджет)

• Организация такси и логистики, поиск и бронирование жилья

• Поиск решений для снижения затрат

• Организация быта (включая квартиры суррогатных матерей и доноров)

• Решение возникающих проблем и оперативное информирование руководителя

4. Финансы и отчетность

• Ведение учета расходов (офис, трансферы, проживание и др.)

• Контроль оплат, счетов и графика платежей

• Взаимодействие с подрядчиками по оплатам

5. Поддержка команды

• Помощь менеджерам, юристу, маркетингу по запросу

• Организация встреч и летучек (ссылки, техника, подключение)

• Организация дней рождения и праздников

• Закупка и отправка подарков (клиенты, врачи, партнеры)

• Ведение календаря поздравлений

5. Офис и атмосфера

• Поддержание порядка, эстетики и полной готовности офиса к работе

• Встреча гостей и создание приятного первого впечатления

• Организация закупок: продукты, канцелярия, бытовые средства

Мы ищем человека, который:

• Харизматичный, ухоженный, с приятной подачей

• Обладает грамотной и уверенной речью

• Системный и внимательный к деталям

• Умеет держать под контролем множество задач

• Проактивный: видит задачи до того, как их поставили

• Финансово аккуратный и ответственный

• Умеет быть представителем руководителя и держать уровень

Будет преимуществом:

• Опыт работы ассистентом / офис-менеджером / координатором

• Опыт работы с CRM и таблицами

• Навыки переговоров и организации процессов

Условия:

• Работа в офисе

• Прямое подчинение Генеральному директору

• Высокий уровень ответственности и вовлеченности

• Возможность роста до бизнес-ассистента

Дополнительно:

Возможна система KPI и бонусов за оптимизацию расходов и внедрение эффективных решений (например, снижение затрат на трансферы и проживание).​