Администратор бизнес-офиса

Обязанности:

• Обеспечение бесперебойной работы и надлежащего состояния офисных помещений и прилегающих к ним территорий, а именно:
• контроль качества уборки помещений в соответствии с выданными критериями, координация работы клининговых служб и процесса уборки помещений,
• контроль порядка и чистоты во всех помещениях – в соответствии с выданными критериями,
• ежедневный контроль за надлежащим техническим состоянием и пожарной безопасностью помещений (осмотр помещений, оценка работы оборудования, инженерных систем, контроль исправности сигнализации, состояния эвакуационных путей, наличие воды),
• координация ремонтных работ,
• ежедневный контроль за соблюдением в помещениях санитарных норм и Правил внутреннего трудового распорядка,
• ежедневный контроль за исправным функционированием оборудования (кофейная техника, инвентарь, оргтехника, кондиционеры и т.п.).
• ежедневное выявление неисправностей в работе офиса (оборудование, инвентарь, обслуживание, обеспечение безопасности и функционирования помещений) и принятие незамедлительных мер к их устранению,
• своевременное приобретение необходимых расходных материалов, инструментов, принадлежностей, оборудования и аналогично– по потребности,
• организация своевременного ремонта дверей, окон, замков, жалюзи и т.п.
• контроль исполнения Плана подготовки помещения здания к осенне-зимней эксплуатации.
• контроль плана мероприятий, связанных с функционированием объекта.

• Организация пропускного режима и контроль доступ посетителей — проверяет документы, выдает временные пропуска, ведет журналы регистрации входящих и выходящих лиц.

• Незамедлительное реагирование на чрезвычайные ситуации: принимает первоочередные меры при авариях, вызывает экстренные службы, координирует эвакуацию, информирует Руководство Арендодателей и Работодателя.

  Ведение и контроль документооборота (письма исходящие/входящие, служебные записки, журналы происшествий, отчеты для руководства, договора – в части процесса получения подписанных сторонами оригиналов).

  Контроль исполнения условий договоров с поставщиками и подрядчиками.

  Встреча и регистрация гостей. Координация встреч.

  Телефонная коммуникация и обработка запросов.

  Управление расписанием и встречами. Ведение календаря встреч и иных мероприятий.

  Решение конфликтных ситуаций.

  Сбор обратной связи от клиентов, посетителей, фиксировать жалобы и пожелания, передача информации руководству для улучшения качества услуг и повышения уровня клиента.

  Контроль почтовых отправлений, курьерских поездок.

  Работа в CRM – системе по задачам управления офисом.

  Взаимодействие со структурными подразделениями компании, арендаторами, поставщиками, покупателями работ/услуг, сервисными службами с соблюдением интересов компании – в рамках исполнения задач.

  Управление и контроль бюджета административных расходов на содержание офиса.

  Административная и информационная поддержка Арендаторов и Руководства Работодателя:

• Рассылки- информирования,
• Рассылки-напоминания,
• Рассылки – предупреждения.

  Участие в подготовке корпоративных мероприятий.

  координация работы обслуживающего персонала, контроль исполнения поставленных руководителем задач

  Закупка, получение, выдача подсобным рабочим и уборщицам инвентаря, предметов хозяйственного обслуживания, с осуществлением учета выданного имущества,

  Закупка, получение, пополнение ассортимента (с обеспечением запаса) в зонах приема пищи и кофе-брейк, контроль наличия запасов, контроль расходных материалов, контроль соблюдения порядка, чистоты и стиля в зонах кофе-брейк, помещении для приема пищи.

  Обеспечение сохранности хозяйственного инвентаря, его периодическая инвентаризация, восстановление и пополнение,

  Контроль наличия имущества, его периодическая инвентаризация, проведение периодического осмотра, направление заявок на списание имущества.

  Контроль, в пределах своей компетенции, работ по содержанию зданий, а также относящихся к ним строений и окружающей территории в надлежащем порядке.

  Выполнение служебных поручений руководства.

Требования:

• опыт работы с аналогичным функционалом – от 5 лет,
• инициативность,
• ответственность,
• хозяйственность,
• коммуникабельность,
• компромиссность, уравновешенность,
• конструктивность в коммуникации,
• опыт и умение работать в большом коллективе,
• опыт и умение управлять подчиненным персоналом (уборщица, техник по эксплуатации),
• представительный внешний вид,
• готовность к деловому дресскоду и деловому кэжуал-стилю.

Условия:

• Подчиненность: Генеральному директору,
• Испытательный срок – 3 месяца,
• Рабочее время: понедельник – пятница, с 8.45 до 18.15,
• Оформление: официальное трудоустройство в штат компании согласно Трудовому законодательству РФ.