Администратор проектов

Обязанности:

• Документация и отчетность
• Ведение проектной документации в системах управления проектами (Jira, Confluence и др.)
• Подготовка еженедельных и ежемесячных отчетов о статусе проектов для руководства
• Оформление протоколов встреч, совещаний и решений Инвестиционного совета по ИИ
• Распространение информации о ходе проектов среди стейкхолдеров
• Архивирование проектных материалов и поддержание актуальности документов
• Контроль версий документов и управление изменениями
• Координация закупок
• Инициация процессов закупок программного обеспечения, облачных сервисов и услуг подрядчиков
• Взаимодействие с подрядчиками в части оформления документации (договоры, акты, ТЗ)
• Отслеживание статуса закупок и согласований
• Подготовка отчетов по закупкам для проектных менеджеров
• Контроль сроков поставки и выполнения обязательств подрядчиками
• Финансовый учет
• Отслеживание бюджетов проектов и фактических расходов
• Ведение учета расходов по проектам в разрезе статей (лицензии, подрядчики, инфраструктура)
• Подготовка финансовых отчетов для проектных менеджеров и руководства
• Формирование прогнозов расходов на основе планов проектов
• Контроль соблюдения бюджетных лимитов и своевременное информирование об отклонениях
• Управление данными
• Ведение и актуализация баз данных проектов (реестры задач, рисков, решений)
• Обновление информации в системах управления проектами
• Управление доступами к проектной информации для участников команд
• Поддержка работы Data Governance Specialist в части инвентаризации данных
• Обеспечение целостности и доступности проектной информации
• Мониторинг и контроль
• Отслеживание сроков выполнения задач и ключевых дедлайнов проектов
• Настройка и отправка напоминаний о важных датах и событиях
• Контроль выполнения задач командами и подрядчиками
• Поддержка актуальности графиков работ и дорожных карт проектов
• Сбор и визуализация проектных метрик (производительность, отклонения, риски)
• Подготовка дашбордов для мониторинга прогресса портфеля проектов

Требования:

• Опыт работы администратором проектов, проектным координатором или ассистентом PM от 2 лет
• Уверенное владение MS Office (Excel, PowerPoint, Word) и Google Workspace
• Опыт работы с системами управления проектами (Jira, Confluence, MS Project, Asana или аналоги)
• Навыки подготовки презентаций и визуализации данных
• Опыт ведения проектной документации и составления отчетов
• Понимание основ проектного управления (жизненный цикл проекта, базовые артефакты)
• Грамотная письменная и устная речь
• Опыт работы с договорной документацией и процессами закупок
• Желательные навыки
• Опыт работы в технологических или инновационных проектах
• Знакомство с методологиями Agile, Scrum, Kanban
• Базовое понимание ИИ/ML проектов и их специфики
• Опыт работы с инструментами визуализации данных (Power BI, Tableau, Looker)
• Опыт организации мероприятий (конференции, хакатоны, воркшопы)
• Навыки работы с системами электронного документооборота (СЭД)
• Опыт работы в промышленных компаниях или B2B-сегменте
• Будет преимуществом
• Сертификаты по проектному управлению (CAPM, PSM, или базовые курсы по PM)
• Опыт работы в программах цифровой трансформации
• Знание английского языка (для работы с документацией и инструментами)
• Опыт работы с аутсорсинговыми командами и подрядчиками
• Базовые навыки анализа данных и работы с SQL

Условия:

• Офис находится : г. Москва, наб. Пресненская, д.10 (Москва-Сити);
• График работы: пятидневная рабочая неделя с понедельника по пятницу , выходные: суббота, воскресенье;
• Период испытательного срока: 3 месяца;
• ДМС;
• Годовой бонус;
• Профессиональное обучение и развитие;
• Возможность реализовать свой потенциал и построить карьеру.
• Конкурентоспособный уровень заработной платы.
• Участие в интересных и масштабных проектах.