Персональный помощник руководителя

О компании

Мы — динамично развивающаяся компания в реальном секторе экономики с многолетней историей и устойчивыми позициями на рынке. Мы ценим профессионализм, инициативность и нацеленность на результат.

О вакансии

Ищем надёжного персонального помощника для топ‑менеджера — человека, который возьмёт на себя организацию всей рабочей и повседневной жизни руководителя. Ваша задача — освободить время руководителя от рутинных вопросов, чтобы он мог сосредоточиться на стратегических задачах.

Вы будете единственным помощником руководителя: работать напрямую с ним, понимать его стиль, привычки и приоритеты. Это позиция для тех, кто умеет предугадывать потребности, действовать проактивно и сохранять абсолютную конфиденциальность.

Обязанности

Управление графиком руководителя:

• планирование и координация встреч, совещаний, деловых поездок;
• оптимизация рабочего времени: выделение блоков для стратегических задач, защита от неважных запросов;
• синхронизация календарей (онлайн и офлайн), напоминания о важных событиях за 1–2 дня и непосредственно перед встречей;

Организация деловых мероприятий:

• подбор площадок для встреч и переговоров с учётом формата, количества участников и требований безопасности;
• координация с организаторами, подрядчиками, переводчиками, обеспечение всех технических и бытовых условий;
• подготовка материалов к встречам (сбор документов, составление тезисов, презентаций, раздаточных пакетов);
• протоколирование встреч, фиксация решений, контроль их исполнения, формирование отчётности;
• организация трансфера участников, бронирование гостиниц, организация питания.

Выполнение личных поручений:

• организация досуга и культурной программы (билеты в театр, на концерты, в рестораны, бронирование столиков);
• планирование семейного отдыха: подбор отелей, маршрутов, экскурсий, визовая поддержка, страхование;
• отслеживание значимых дат (дни рождения, годовщины), организация поздравлений и подбор персонализированных подарков;
• решение бытовых вопросов (взаимодействие с УК, коммунальными службами, домашними помощниками, клинингом);
• сопровождение покупок (подбор, заказ, проверка качества), взаимодействие с магазинами и сервисами;
• организация медицинского сопровождения (запись к врачам, контроль диспансеризации, поиск клиник).

Административная поддержка:

• ведение деловой переписки от имени руководителя (с соблюдением стиля и тона), фильтрация входящих писем;
• работа с документами (проверка, согласование, архивирование, обеспечение конфиденциальности);
• бронирование билетов, отелей, ресторанов, залов ожидания VIP;
• оформление виз, страховок, сопутствующих документов для поездок, отслеживание сроков действия;
• координация работы водителей и домашнего персонала (расписание, задачи, отчётность).

Требования

• опыт работы персональным помощником руководителя или в аналогичной роли — более 10 лет;
• безупречная грамотность, владение деловым этикетом и нормами корпоративной коммуникации;
• высокая степень конфиденциальности и умение работать с чувствительной информацией (подписание NDA);
• отличные коммуникативные навыки: умение выстраивать доверительные отношения, вести переговоры, находить подход к разным людям, сглаживать конфликты;
• стрессоустойчивость, ответственность, пунктуальность, проактивность, умение работать в условиях неопределённости;
• способность быстро принимать решения, адаптироваться к меняющимся приоритетам и работать в режиме многозадачности;
• знание основ протокола и делового этикета, понимание иерархии и правил взаимодействия в бизнес‑среде;
• навыки эффективного поиска информации, фактчекинга, структурирования данных.

Будет плюсом

• опыт взаимодействия с госорганами и регуляторами (подготовка запросов, получение разрешений, сопровождение проверок);
• понимание основ бухгалтерского учёта и бюджетирования (для контроля расходов на личные поручения);
• базовые навыки фото‑ и видеосъёмки для фиксации личных и корпоративных мероприятий;
• опыт работы с премиальными консьерж‑сервисами и программами лояльности (Priority Pass, Dragon Pass);

Почему стоит к нам присоединиться

• Стабильность и надёжность. Официальное оформление по ТК РФ, прозрачная система оплаты труда и социальный пакет.
• Центр столицы. Офис в историческом центре Москвы — в 3 минутах от Красной площади.
• Профессиональное развитие. Возможность перенимать опыт у топ‑менеджмента, развивать управленческие и организационные компетенции.
• Комфортная среда. Работа в атмосфере доверия и уважения, где ценят инициативу и самостоятельность.
• Баланс и поддержка. Чёткое разграничение рабочих и личных задач, система наставничества на испытательном сроке.
• Гибкий подход. Итоговый оклад устанавливается индивидуально в зависимости от опыта и квалификации кандидата по окончании испытательного срока.

Как откликнуться

В сопроводительном письме расскажите:

1. Почему вас заинтересовала эта позиция и что вы можете привнести в работу руководителя.
2. О самом сложном личном поручении, которое вам приходилось выполнять (задачи, инструменты, результат).
3. О ваших ожиданиях по заработной плате и дате начала работы.

Мы изучим все заявки и свяжемся с наиболее подходящими кандидатами для приглашения на собеседование. Ждём вашего отклика — давайте работать вместе!