Помощник/ассистент руководителя

Обязанности:

1. Планирование и организация рабочего времени руководителя

• составление и корректировка графика работы;
• планирование встреч, совещаний, конференций (в т. ч. онлайн);
• учёт приоритетов и нюансов задач при составлении расписания;
• напоминание о предстоящих мероприятиях и дедлайнах;
• координация расписания с коллегами, партнёрами и клиентами.

2. Работа с документами

• подготовка и оформление деловой документации (отчёты, договоры, соглашения, письма, презентации);
• контроль сроков подготовки и подачи документов;
• систематизация, архивирование и хранение документов;
• обеспечение конфиденциальности.

3. Коммуникация и взаимодействие

• ведение деловой переписки (электронная почта, мессенджеры, официальные письма);
• фильтрация входящих запросов — выделение приоритетных и передача руководителю только тех, что требуют его внимания;
• организация взаимодействия между отделами компании;
• коммуникация с внешними партнёрами, клиентами, подрядчиками;
• подготовка к переговорам.

4. Организация командировок и мероприятий

• бронирование билетов, отелей, трансферов;
• согласование логистики и расписания в поездках;
• подготовка необходимых документов для командировок;
• организация корпоративных мероприятий, тренингов, семинаров (выбор площадки, координация подрядчиков, составление программы);
• координация встреч с гостями и партнёрами (бронирование ресторанов, переговорных комнат и т. д.).

5. Оперативные и административные задачи

• заказ канцтоваров, оргтехники и других офисных принадлежностей;
• взаимодействие с внутренними службами (бухгалтерия, IT, HR, охрана и т. д.);
• контроль исполнения поручений руководителя (напоминание исполнителям, проверка статусов);
• постановка задач сотрудникам и подрядчикам.

6. Информационная поддержка и аналитика

• сбор и структурирование данных по запросу руководителя;
• мониторинг новостей и событий в отрасли;
• подготовка кратких обзоров, сводок, дайджестов;
• поиск подрядчиков, исполнителей, поставщиков по заданным критериям;
• анализ и сравнение предложений (цены, сроки, условия).

Требования:

1. Образование

• Высшее или средне‑специальное образование.

2. Профессиональные навыки и знания​​​​​​​

• Основы делопроизводства и документооборота.
• Правила организации встреч, совещаний и командировок.
• Знание офисных программ и корпоративных систем (Microsoft Office, Google Workspace, CRM и т. д.).
• Базовые навыки тайм‑менеджмента.
• Понимание бизнес‑процессов компании/отрасли (маркетинг, продажи, финансы — на базовом уровне).
• Навыки работы с ИИ‑инструментами и автоматизацией (умение проверять и редактировать результаты).

3. «Мягкие» навыки (soft skills)

• Организаторские способности — планирование времени, организация процессов.
• Коммуникабельность и уверенность — взаимодействие с коллегами, топ‑менеджерами, клиентами.
• Многозадачность — одновременное выполнение нескольких задач без потери концентрации.
• Ответственность и внимание к деталям — точность в документах, соблюдение дедлайнов.
• Стрессоустойчивость — работа в условиях высокой нагрузки и неожиданных ситуаций.
• Проактивность — умение предвосхищать потребности руководителя, предлагать решения.
• Адаптивность — быстрая реакция на изменения планов.
• Умение выстраивать границы — чёткое определение рабочих часов и правил коммуникации.
• Системность мышления — структурирование информации, процессов.

4. Личностные качества

• Надёжность и лояльность.
• Инициативность.
• Тактичность и дипломатичность.
• Способность сохранять спокойствие в стрессовых ситуациях.
• Ориентация на результат (не просто выполнение задач, а достижение цели).

Условия:

• Работа на территории работодателя;
• Корпоративная связь;
• Корпоративные подарки