Зоологическая улица 26с2
Обязанности:
1. Делопроизводство:
-
Ведение документооборота (регистрация, учет, архивация входящей/исходящей корреспонденции).
-
Распределение входящей корреспонденции (электронная почта, Системы ЭДО, Госуслуги, курьеры почтовых служб) между сотрудниками компании.
-
Отправка исходящей корреспонденции, контроль ее получения адресатом, получение входящих регистрационных номеров у адресатов, контроль получения ответа (при необходимости).
-
Организация хранения документов в соответствии с номенклатурой дел (сканирование, сортировка, хранение бумажных оригиналов). 2.Офисные закупки:
-
Планирование и закупка канцелярских товаров, хозяйственных расходников.
-
Контроль за расходованием бюджета, согласование затрат с руководством.
-
Работа с поставщиками: поиск, переговоры, заключение договоров, контроль сроков доставки.
-
Ведение учета товарно-материальных ценностей (канцтовары и проч.).
-
3. Контроль исполнения поручений:
-
Организация и мониторинг выполнения задач, поставленных руководством сотрудникам.
-
Напоминание о сроках, подготовка отчетов о выполнении поручений.
-
Поддержка в организации совещаний (составление повестки, протоколирование)
-
4. Общие задачи:
-
Обеспечение бесперебойной работы офиса (взаимодействие с клининговыми службами, курьерами, почтовыми сервисами, арендодателем, ремонтниками).
-
Встреча гостей, ответы на телефонные звонки, оформление пропусков.
Требования:
1.Стаж работы по специальности: от 1 года в должности офис-менеджера, администратора или аналогичной позиции
2.Образование: высшее / среднее специальное, желательно в области управления, документоведения или в смежных сферах.
3.Специальные знания и наличие документов о прохождении обучения: нет
Прочие требования:
Уверенное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint), 1С (базовый уровень), системы электронного документооборота.
Знание основ документооборота и архивного дела.
Умение вести переговоры с поставщиками и контролировать бюджет
Условия:
График работы: 5/2, офис – метро Краснопресненская, Баррикадная.
Статус трудоустройства: основное место работы.
Испытательный срок: 3 месяца
