Помощник директора

Обязанности:

• Предварительное рассмотрение и сортировка документов, предназначенных на подпись директору (в течение рабочего дня);
• Подготовка совещаний, проводимых директором филиала (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, ведение и оформление протоколов совещаний);
• Проверка основной электронной почты и распределение полученных писем;
• Работа во внутренней системе электронного документооборота;
• Регистрация входящей корреспонденции и контроль исполнения;
• Формирование почтовой корреспонденции отправкой по Почте РФ ;
• Формирование номенклатуры дел и подготовка документов для передачи на архивное хранение;
• Ознакомление сотрудников с приказами Учреждения;
• Прием и распределение телефонных звонков (в течение рабочего дня);
• Организация встречи и приема делегаций (формирование программы пребывания делегации, распечатка презентаций и документов, закупка продуктового ассортимента, организация кофе-брейк, сопровождение в проведении переговоров, проводы делегации);
• Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем;
• Выполнение задач, поставленных директором филиала (подготовка аналитических материалов, сводок и справок);
• Координация взаимодействия с территориальными отделениями г. Псков, г. Великий Новгород и г. Калининград;
• Взаимодействие с РСХН (координация обмена документами, организация встречи проб по доставке в лабораторию)

Требования:

Высшее образование

Грамотная письменная и устная речь;

Опрятность;

Стресоустойчивость;

Навыки работы с информационными системами (Word, Exel), почтовыми сервисами;

Клиентоориентированность.

Условия:

• Работа в государственном учреждении
• Оформление согласно ТК РФ
• 5-дневная, 40-часовая рабочая неделя