Секретарь в приемную ГД

Обязанности:

• Работа с документами: прием, проверка, сортировка, подписание документов компании, печать и пр. в электронном документообороте компании Directum.
  Работа с календарем MS Outlook: внесение и контроль всех встреч, совещаний, событий;
• Организация встреч и совещаний: в офисе, внешние, телефонные переговоры, ВКС и т.д.;
• Прием посетителей: заказ пропусков, встреча/размещение гостей, чай/кофе (в рабочее время через кофе-леди) и пр.);
• Тревел-поддержка: авиа, ж/д билеты, гостиницы, трансферы, приветствуется навык работы с бизнес-авиацией, рестораны, спорт и прочие бронирования);
• Освобождение руководителя от рутинных задач (только бизнес, без взаимодействия с семьей);
• Административно-хозяйственное сопровождение (поддержание комфортного пребывания руководителя в офисе, закупка и поддержание в порядке всего расходного материала и порядка в кабинете, заказ продуктов);
• Ведение финансового учета подразделения и личных расходов руководителя;
• Закупка необходимых подарков и иных товаров по поручению руководителя (редко);
• Взаимодействие с руководителем и аппаратом ГД в части уточнения/решения ежедневных задач руководителя;
• Командная работа в структуре аппарата ГД, участие в прочих проектах и инициативах в целях повышения эффективности работы руководителя;
• Взаимодействие с высшим руководством компании, знание и понимание структуры компании.

Требования:

• Опыт работы от 3-х лет работы секретарем/помощником топ-менеджеров в крупных холдингах;
• MS Outlook (календарь, почта, задачи) – продвинутый пользователь;
• СЭД – продвинутый пользователь систем электронного документооборота, понимание функционирования и маршрутов согласования;
• Знание основ делопроизводства, правил оформления и согласования документов;
• Умение и понимание работы в условиях конфиденциальности;
• Способность решать срочные и/или незнакомые задачи;
• Коммуникабельность, исполнительская дисциплина, чувство такта, опрятный внешний вид, внимание к деталям, эмоциональный интеллект.

Условия:

• Работа в крупнейшем российском инфраструктурном холдинге с возможностью профессионального и карьерного роста;
• Трудоустройство по ТК РФ;
• Программа ДМС для всех сотрудников;
• Программа скидок BestBenefits, скидки на множество товаров и услуг: обучение, отдых, рестораны, спорт, недвижимость, техника и электроника, красота и здоровье, для детей, развлечения и другие;
• Корпоративная электронная библиотека, клуб волонтеров и сообщества по интересам;
• Работа в паре со вторым секретарем с 8:00 до 16:00/с 12:00 до 20:00. График утро/вечер чередуется: неделя через неделю;
• Работа в современном офисе класса «А» Orbital, оснащенным системой автоматизации «Умный офис» по адресу: г. Москва 3-я Магистральная ул., 10А;
• Корпоративный транспорт организован от ближайших станций метро (м. Шелепиха (МЦК), м. Москва-Сити, м. Фили, м. Полежаевская) 5-7 минут. Либо 12 минут пешком от МЦК - Шелепиха.