Офис-менеджер

Обязанности:

Делопроизводство и документооборот:

• прием, регистрация, учет и распределение входящей и исходящей корреспонденции;
• подготовка, оформление, сканирование, копирование и систематизация документов;
• ведение реестров документов, писем, заявок, поручений;
• контроль сроков исполнения поручений и документов;
• формирование, хранение и архивирование документов;
• взаимодействие с курьерскими службами, почтой, контрагентами по вопросам передачи документов;
• подготовка простых служебных писем, уведомлений, запросов по поручению руководителя.

Административная поддержка руководителя и сотрудников:

• выполнение поручений руководителя в рамках административной деятельности;
• организация встреч, совещаний, переговоров;
• координация внутренних организационных вопросов;
• помощь сотрудникам по текущим административным вопросам.

Административно-хозяйственная деятельность:

• обеспечение офиса канцелярскими товарами, расходными материалами, водой, хозяйственными принадлежностями;
• контроль наличия необходимых материалов и своевременное оформление заявок на закупку;
• взаимодействие с поставщиками товаров и услуг для офиса;
• контроль исправности офисной техники, мебели, оборудования;
• организация ремонта, обслуживания и замены офисного имущества при необходимости;
• взаимодействие с клининговыми, обслуживающими и эксплуатационными организациями;
• контроль порядка, чистоты и общего состояния офисных помещений.

Учет и контроль:

• ведение учета офисного имущества, расходных материалов и хозяйственных запасов;
• контроль своевременной оплаты счетов по административным и хозяйственным расходам через передачу документов в бухгалтерию;
• сбор и передача первичных документов в бухгалтерию по своему профилю;
• контроль исполнения заявок, закупок и административных поручений подрядчикам.

Организация повседневной работы офиса:

• обеспечение комфортных условий для работы сотрудников;
• контроль соблюдения внутренних правил и порядка в офисе;
• оперативное решение текущих организационных и хозяйственных вопросов;
• поддержание делового и аккуратного внешнего вида офиса.

Требования:

• Высшее образование (предпочтительно);
• Опыт работы не менее 1–2 лет на позиции офис-менеджера;
• Навыки деловой переписки и ведения отчетности;
• Уверенное владение офисными программами и CRM-системами (желательно).

Условия:

• Официальное трудоустройство по ТК РФ;
• Стабильная заработная плата (обсуждается по результатам собеседования);
• Работа в дружной команде;
• Возможность профессионального роста.
• ДМС.