Капитанская улица 3
Обязанности:
1. Подготовка проектов ответов на запросы (письма) от государственных органов и органов местного самоуправления; подготовка проектов ответов на обращения граждан и обращения в виртуальную приемную
2. Подготовка проектов служебных записок, проектов приказов, проектов распоряжений, проектов протоколов. Разработка внутренних документов: отчётов, справок, таблиц по запросам и на постоянной основе. Подготовка сводных данных на основании представленной информации от профильных подразделений
3. Сбор данных по потреблению энергоресурсов в зданиях общежитий и составление отчетов (ежемесячно). Согласование отчетов по потреблению энергоресурсов контрагентами и другими подразделениями СПбГУ
4. Ведение табеля учета рабочего времени, подготовка графиков отпусков, учет больничных. своевременное оформление документов для оформления доплат на замещение сотрудников в период отпусков и временной нетрудоспособности. Работа со штатным расписанием подразделения
5. Работа с интернет - браузером, с текстовым редактором электронных документов, программным обеспечением Microsoft office, 1С Предприятие, СЭД ДЕЛО. Работа со служебными компьютерными программами
6. Осуществление административно-хозяйственной поддержки Управления. Оформление заявок и служебных записок на доставку офисных товаров (канцтовары, техника, оборудование, картриджи), контроль их расходования по общежитиям; Оформление заявок на выдачу СИЗ и контроль исполнения
7. . Оформление заявок на подбор персонала, ведение журналов учета, согласование заявок на бытовую технику
8. Подготовка номенклатуры дел Управления; подготовка документов к передаче на архивное хранение, их учет
9. Подготовка необходимых документов для оформления заявок на закупку. Контроль за сроками и качеством исполнения заключенных Контрактов. Взаимодействие с Подразделениями СПбГУ по вопросам исполнения заключенных Контрактов
10. Организация совещаний, рабочих встреч, подготовка протоколов. Согласование документации с другими структурными подразделениями СПбГУ
Требования:
1. Образование высшее
2. Опыт работы в сфере ЖКХ, коммунальные службы, строительство, учебные учреждения
3. Необходимые профессиональные навыки и знания:
- Законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации
- Навыки работы с документами, деловой переписки, подготовки информационных материалов, администрирования процессов
- Правила по охране труда и пожарной безопасности
4. Навыки работы с ПК:
- Уверенное владение программами MS Office (Word, Excel обязательно, Power point, Outlook)
- Навыки работы с оргтехникой (факс, сканер, МФУ, мини-АТС)
- Навыки работы в Internet и браузерах
- Опыт работы в системах электронного документооборота, SAP
- Опыт работы в 1С
5. Личные качества: коммуникабельность, исполнительность, ответственность, умение работать в режиме многозадачности
Условия:
1. Трудоустройство в соответствии с трудовым законодательством РФ (оплачиваются отпускные и больничные). Заключается Бессрочный трудовой договор
2. Срок испытания - 3 месяца
3. Пятидневная рабочая неделя, с 9:00 до 17:45. Перерыв на обед с 13:00 до 13:45
4. Заработная плата 58500 рублей до вычета налогов
5. Место работы: Санкт-Петербург, Капитанская улица 3, Отдел эксплуатации зданий №1, Управление по обслуживанию и эксплуатации общежитий
