Помощник директора

Крупная строительная компания приглашает на вакансию Помощник директора.

Обязанности:

• Формирование графика руководителя Генерального директора организации;
• Обеспечивать прием, учет, регистрацию документов в соответствии со Стандартом ИСМ-СТО-11, обеспечивать сохранность проходящей служебной документации;
• Вносить в систему электронного документооборота, применяемую в Организации резолюции руководителя, контролировать исполнение документов и поручений, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение. Обобщать сведения о ходе и результате исполнения документов (предоставлять отчеты);
• Принимать документы на согласование и/или подпись, контролировать качество их подготовки, правильность составления, согласования и утверждения;
• Выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам, резолюциям руководства, о прохождении документов;
• Осуществлять электронное изготовление, копирование, оперативное размножение документов;
• Осуществлять работу по подготовке заседаний или совещаний (обеспечение приемной всем необходимым);
• Вести и актуализировать базы контактных лиц, контрагентов и дней рождения ключевых лиц в системе электронного документооборота применяемой в Организации;
• Своевременно сообщать о предстоящих днях рождения сотрудников и контрагентов и иных ключевых датах, и событиях;
• Организовывать совещания с помощью: Zoom, Polycom и пр.

Требования:

• Высшее образование.
• Опыт работы на позиции Помощника директора не менее 3 лет;
• Знание английского языка на уровне Intermediate (B1) и выше;
• Опыт организации работы в приемной;
• Опыт формирования рабочего график руководителя в Outlook, а также на иных программах и носителях по запросу руководителя;
• Опыт рассылки графика заинтересованным лицам, оповещать их об изменении графика;
• Опыт согласования отдельных вопросов с работниками структурных подразделений и получать от них информацию, доводить до них указания и распоряжения, вызывать на прием по поручению;
• Опыт сбора материалов и информации, подготавливать аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представлять их руководителю;
• Грамотность, умение четко формулировать мысли;
• Коммуникабельность, многозадачность (умение быстро переключаться с одной задачи на другую);
• Уверенный пользователь Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), системы ЭДО (Directum, 1C: Документооборот);
• Готовность к командировкам.

Условия:

• Оформление по ТК РФ с первого дня работы, полностью белая заработная плата (выплаты 2 раза в месяц);
• График работы: 5/2, с 9:00 до 18:00 (ненормированный рабочий день);
• Рабочее место: г. Санкт-Петербург, м. Петроградская (10-15 минут до офиса);
• ДМС после 1 года работы;
• Корпоративное обучение.

Уважаемые соискатели, просим вас в сопроводительном письме указать желаемый уровень заработной платы!