Специалист по сопровождению документооборота (Киров)

Segezha Group - крупнейший международный лесопромышленный холдинг.

Segezha Digital Solutions — внутренний ИТ-интегратор холдинга Segezha Group, нацеленный на повышение эффективности бизнеса Группы посредством цифровизации бизнес-процессов и внедрения на производственных участках новейших технологий. Segezha Digital Solutions (ООО «Сегежа Цифровые Решения») имеют аккредитацию Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций.

На предприятиях Segezha Group работает более 14 тыс. человек и мы приглашаем Вас стать частью нашей команды в должности:

Специалист по сопровождению документооборота

Требования к опыту работы:

1. Основы работы с типовым офисным программным обеспечением;
2. Практический опыт работы в системах 1С, СЭД, Диадок, SAP (желательно, не обязательно);
3. Практический опыт работы в сфере бухгалтерского учёта, включая участие в инвентаризациях и ведении учёта товарно‑материальных ценностей (ТМЦ).
4. Основы взаимодействия и эффективных коммуникаций в условиях дистанционно-распределенной команды;
5. Основы документационного сопровождения крупных организаций;
6. Опыт взаимодействия с поставщиками услуг (Связь, бронирование и размещение, канцелярия, аренда, сопровождение офиса, электронного документооборота и другие)
7. Опыт работы с почтовыми отправлениями (желательно, не обязательно);
8. Навыки делового общения: очного, по телефону, в переписке;
9. Знание требований и условий договоров оказания услуг и порядков взаимодействия с Заказчиками;
10. Умение работать с большим объемом документации, информации, в режиме многозадачности, внимание к мелочам;
11. Умение находить контакт с людьми, вежливость, аккуратность, внимательность, ответственность, умение работать как в команде, так и самостоятельно, проактивность.

Основные обязанности

1. Сопровождать процедуры учета ИТ-активов на этапах оформления поступлений, выдачи, перемещений, продажи, актуализации сроков службы, списания, и т.п.;
2. Исполнять обязанности Председателя инвентаризационной комиссии в части учета ИКТ-оборудования и НМА;
3. Выполнение контрольных процедур по актуализации базы данных по учету ИТ‑активов, маркировке и идентификации ИТ-активов;
4. Сопровождение процесса по своевременной утилизации списанных ИТ-активов;
5. Сопровождение документов (договоры, входящие первичные документы) от подготовки до подписания;
6. Сопровождение операций по обработке почтовой корреспонденции, включая операции: по регистрации входящей и исходящей корреспонденции (включая СЭД), приемке и отправке почтовых отправлений Общества, взаимодействие с организациями, предоставляющими услуги по доставке корреспонденции;
7. Взаимодействие с контрагентами в рамках оказания услуг по сфере деятельности;
8. Сопровождение операций по обработке документов в системе внешнего электронного документооборота Общества (Диадок);
9. Подготовка проектов Приказов, размещение на согласование в СЭД, регистрация и передача на подпись уполномоченным лицам;
10. Организация командировок Генерального директора (заведение в СЭД, оформление заявки на бронирование, оформление отчета по командировке);
11. Управление услугами контрагентов в части транспортного и логистического обеспечения деятельности Общества;
12. Управление услугами контрагентов в части временного размещения сотрудников, находящихся в командировках и служебных поездках;
13. Управление услугами контрагентов в части мобильной и стационарной связи;
14. Контроль расходования средств сотрудниками Общества, соответствия их утвержденным по Обществу нормативам;
15. Обеспечивать деятельность в части административно-хозяйственных операций, выполнять подготовку Приказов и Распоряжений по АХО (представительские и прочие расходы), выполнять подготовку авансовых отчетов для себя и руководителей;
16. Заведение информации о контрагентах в МДМ-системе;
17. Поддерживать образцовую трудовую дисциплину, содействовать развитию корпоративной культуры.
18. Организация встреч, протоколирование, контроль выполнения задач в рамках итоговых протоколов;
19. Контроль исполнения поручений руководителя;
20. Сопровождать документационное сопровождение мероприятий и работ смежных подразделений Общества при выполнении процесса управления ИТ-активами.

Условия работы:

• стабильность (компания соблюдает ТК, своевременно выплачивает заработную плату, оплачивает б/л и отпуска);
• развитие (в компании есть внутреннее и внешнее обучение, мы выращиваем профессионалов и даем возможность карьерного роста);
• команда (ваши коллеги всегда готовы дать совет, поделиться опытом и помочь в решении интересных задач);
• уровень компании (Segezha Group - международный холдинг, занимающий лидирующие позиции в производстве и реализации продукции деревообработки);
• рабочее место в офисе г. Киров (удаленного кандидата не рассматриваем).