Специалист по документообороту и ЭДО

Компания ищет менеджера по документообороту для работы с документами по сети продуктовых магазинов.

Нам нужен аккуратный и ответственный сотрудник, который будет поддерживать порядок в документах (договоры, допсоглашения и акты, закрывающие документы, первичка, ЭДО), контролировать сроки подписания, наличие необходимых документов, вести реестры и взаимодействовать с бухгалтерией, контрагентами и внутренними сотрудниками.

У нас нет чрезмерно большого объема документооборота, но важно, чтобы все документы были в порядке, быстро находились и вовремя проходили согласование, подписание и архивирование.

Обязанности

• Сопровождение документов на всех этапах: оформление, согласование, подписание, отправка, получение оригиналов, передача в архив;

• Анализ текущего состояния архива: что отсканировано, что отсутствует, какие документы нужно найти или восстановить;
• Быстрый поиск нужных документов по запросам руководства, бухгалтерии, юриста, финансового отдела и других подразделений;
• Поддержание порядка в папках, реестрах и системах электронного документооборота (Контур.Диадок, СБИС);

• Получение и проверка закрывающих документов от подрядчиков: акты выполненных работ, счета-фактуры, УПД, акты сверки;

• Своевременная регистрация входящей и исходящей документации в день поступления;
• Контроль сроков подписания, возврата и хранения документов;
• Ведение таблиц по документам, статусам согласования и закрытию;
• Подготовка договоров, приложений, дополнительных соглашений, актов, писем и иных документов на основании шаблонов.
• Участие в смежных административных задачах, связанных с документами, реестрами, оплатами и внутренними процессами компании.

Требования

• Опыт работы в документообороте, делопроизводстве, архиве, бухгалтерской первичке от 3 лет;
• Умение быстро ориентироваться в разных типах документов компании;
• Понимание логики первичной документации и ежемесячного закрытия;
• Опыт ведения реестров и электронных баз документов;
• Уверенное владение Excel: таблицы, фильтры, формулы;
• Опыт работы с ЭДО: Контур.Диадок, СБИС или аналогичные системы;
• Внимательность к деталям, аккуратность, ответственность;
• Умение работать в режиме многозадачности;
• Способность самостоятельно наводить порядок в документах, а не только выполнять точечные поручения;
• Грамотная деловая переписка.

Условия:

• Полная занятость.
• Работа в офисе, удаленный или гибридный формат не предусмотрен.
• График работы: 5/2, с 10:00 до 19:00.
• Офис: Москва, проспект Андропова, 22.
• Уровень дохода: 110 000–130 000 ₽ на руки, итоговый уровень обсуждается по результатам собеседования и зависит от опыта кандидата.
• Работа в стабильной компании с понятными задачами и возможностью выстроить аккуратную систему документооборота.