Делопроизводитель

Обязанности:

- Принимает и обрабатывает входящие документы.

- Предварительно рассматривает и сортирует документы на регистрируемые и нерегистрируемые.

- Осуществляет подготовку и оформление входящих документов для рассмотрения руководителями.

- Регистрирует входящие документы.

- Осуществляет организацию доставки документов исполнителям.

- Ведет базу данных входящих/исходящих документов организации (на сервере).

- Ведет информационно-справочную работу.

- Осуществляет обработку, оформление и отправку исходящих документов.

- Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.

- Контролирует своевременное и полное исполнение документов в организации.

- Разрабатывает и ведет номенклатуру дел организации.

- Проверяет правильность оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения.

- Формулирует заголовки дел и определение сроков их хранения.

- Формирует дела.

- Передает дел в архив организации.

- Осуществляет подготовку заседаний и совещаний, проводимых руководителями (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня), оформление протоколов заседаний и совещаний.

- Принимает и распределяет телефонные звонки.

- Организует и оформляет командировочные поездки: заказ билетов и такси, бронирование гостиниц, оформление и передача в оплату командировочных и суточных расходов и т.д.

- Осуществляет своевременную сдачи всех видов отчетности, предусмотренной Минпромторгом, начиная с оформления (включая заблаговременный сбор данных от подразделений Общества) до получения отчета о сдаче.

- Осуществляет взаимодействие с представительством ВП МО РФ, включая подготовку пакета документов для ВП МО РФ (сканирование и размещение на сервере, формирование папок электронных копий первичных документов по распоряжению заместителя генерального директора по экономике и финансам).

- Соблюдает режима коммерческой тайны, в т.ч. сведения об оплате труда.

- Выполняет требования стандартов системы менеджмента качества Общества.

Требования:

- нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения;

- структуру организации, руководство структурных подразделений;

- современные информационные технологии работы с документами;

- порядок работы с документами;

- схемы документооборота;

- системы скоростного письма;

- правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами, в том числе с документами ограниченного доступа;

- правила организации и формы контроля исполнения документов в организации;

- типовые сроки исполнения документов;

- правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;

- правила документационного обеспечения деятельности организации;

- виды документов, их назначение;

- требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами;

- правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;

- системы электронного документооборота;

- сроки отправки исходящих документов;

- сроки распределения входящих документов;

- виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления;

- порядок формирования и оформления дел, специфику формирования отдельных категорий дел;

- правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;

- правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного хранения;

- правила передачи дел в архив организации;

- правила делового этикета, психологию делового общения, основы конфликтологии;

- правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий;

- принципы и правила работы офисной техники;

- локальные нормативные акты организации общего характера и по функциональному направлению деятельности;

- правила и нормы по охране труда, промышленной и пожарной безопасности, а также локальные нормативные акты по этим направлениям;

Ключевые навыки:

- Работа в команде в целях достижения целей проекта;

- Структурирование полученной информации;

- Опыт работы с ВП МО РФ;

- Выполнение множества задач в сжатые сроки.

Условия:

• Работа в крупной стабильной компании (предприятие ОПК)
• Официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ
• Профессиональная команда
• Возможность решения сложных и интересных задач
• График работы: понедельник-пятница, график работы на выбор (с 8 до 16:45, обед 30 мин, пятница до 15:45)
• Столовая на территории предприятия (частично дотируется работодателем)
• Добровольное медицинское страхование, после испытательного срока
• Предприятие расположено в г. Красное Село