проезд Серебрякова 14с15
Кто МЫ?
Мы - «А5000», компания-лидер в сфере регистрации участников и контроля доступа на мероприятиях. За 16 лет мы стали надежным партнером для организаторов самых масштабных и значимых событий в стране.
Наши проекты включают такие знаковые мероприятия, как:
- Выставка «Россия»
- Международная промышленная выставка «Иннопром»
- «ЦИПР» (Конференция «Цифровая индустрия промышленной России»)
- Московский финансовый форум
- Международный форум «Армия»
- «Открытые инновации» и Startup Village
- Инвестиционный форум ВТБ Капитал «Россия зовет»
И многие другие. В год - несколько сотен проектов по всей России.
Мы не просто обеспечиваем аккредитацию - мы делаем её «точкой входа в событие». И за каждым таким входом стоит чёткий, прозрачный и безупречный документооборот. Без него не начинается ни один проект и не закрывается ни один контракт.
Кто ТЫ?
Мы ищем СТАРШЕГО СПЕЦИАЛИСТА ПО ДОКУМЕНТООБОРОТУ, который станет надежной опорой для наших руководителей проектов и финансового блока. Человека, который любит порядок, умеет видеть детали, не теряет фокус в многозадачности и понимает: правильно оформленный документ - это половина успеха проекта.
Ты - не просто «документовед».
Ты - хранитель чистоты сделок, связующее звено между коммерцией, юристами, бухгалтерией и клиентом. С тобой договоры не зависают, счета не теряются, а акты всегда подписаны вовремя.
Что ТЫ будешь делать?
Твой главный фокус - полный цикл документооборота по каждому мероприятию.
От заявки руководителя проекта до финального закрывающего акта.
Работа в команде со специалистом отдела документооборота, юристом, офис-менеджерами и бухгалтерами.
ТВОИ ключевые задачи:
- Прием и анализ заявок от руководителей проектов по мероприятию - быстро вникаешь в суть, понимаешь, какие документы потребуются.
- Сбор и комплектация документов для заказчиков (учредительные, бухгалтерская отчетность) - чтобы клиент получил всё в одном пакете.
- Работа в 1С - заведение заказа, контроль и актуализация данных по контрагентам, договорам, статусам и суммам.
- Подготовка договоров по утвержденным шаблонам согласно заявке.
А если у клиента свой договор — вычитка, выявление спорных моментов, подсветка рисков. - Согласование документов на всех этапах (внутри компании и с заказчиком). Вносишь правки, комментируешь, при необходимости отстаиваешь позицию компании (спорные вопросы - с юристом/финансистом).
- Полный цикл первичной документации: счета, доп. соглашения, акты оказанных услуг, УПД, акты сверки, акты приема-передачи и другие - всё, что нужно по ситуации.
- Отслеживание движения документов: напоминания, досылка, получение подписанных экземпляров.
Ты - король дедлайнов. - Ведение документооборота в ЭДО и параллельно с бумажными экземплярами. Архивация, порядок, доступность.
- Отчетность по мероприятиям: сбор и систематизация данных для итоговых отчетов (финансовые, фотоотчеты и прочие). Полная комплектация исходной информации, анализ, сверка с ТЗ по договору.
- Оформление коммерческих предложений.
- Участие в тендерах: подготовка документов, отслеживание процесса.
- Подготовка и отправка отзывов по персональным данным (ПД) - внимательность к регуляторике.
А еще (твой дополнительный бонус-трек):
- Проверка смет за руководителями проектов - ты замечаешь ошибки там, где их не видят другие, и помогаешь исправить.
- Помощь в сборе дебиторки - напоминаешь РП, при необходимости общаешься с заказчиком, дальше, если надо - подключаешь юриста для досудебных претензий.
- Информируешь РП о поступлении оплат по проектам - чтобы команда всегда была в курсе финансового статуса.
Почему МЫ?
Потому что мы - номер 1. У нас самые крутые проекты, а значит, и документооборот - самого высокого уровня сложности. Здесь ты вырастешь профессионально как никто другой.
У нас живой, нероботизированный подход: мы не любим бюрократию ради бюрократии, но ценим порядок ради результата.
Мы ценим каждого. Твоя роль критически важна: без тебя проекты не закрываются, деньги не поступают, клиенты не получают документы. Ты - невидимый герой, который делает возможным всё остальное.
Что мы оценим в ТЕБЕ?
- Опыт работы с документооборотом (желательно в сфере услуг, событийном маркетинге или IT) — от 2 лет.
- Владение 1С (контрагенты, договоры, статусы) и ЭДО (любая система).
- Знание договорного права на уровне, достаточном, чтобы увидеть риск в чужом договоре и подсветить его.
- Педантичность и системность: ты не теряешь документы, а находишь даже то, что потеряли другие.
- Многозадачность: одновременно могут идти десятки проектов, и у каждого свой пакет документов.
- Коммуникабельность и грамотная письменная речь: ты общаешься и с РП, и с заказчиками, и с юристами. Не надо «канцелярщины», только ясно и по делу.
- Ответственность и самоконтроль: тебе не нужен надзиратель, ты сам ведешь свои задачи от начала до конца.
- Стрессоустойчивость и здоровый пофигизм к мелочам, но тотальный перфекционизм в важном.
Что МЫ даем?
- Официальное трудоустройство с первого дня. Стабильная зарплата (обсудим на собеседовании) + бонус по итогам года.
- График 5/2 с гибким началом дня. В перспективе - гибридный формат.
- Реальные задачи на стыке права, финансов и операционки. Ты будешь знать о проектах больше, чем сами РП - в части документов.
- Возможность влиять на процессы: если видишь, как сделать документооборот быстрее и удобнее, мы внедрим твою идею.
- Ноутбук, корпоративная связь.
- ДМС после года работы.
- Прямую работу с операционным директором и финансистами — без лишних согласований.
Процесс отбора:
Первый этап: видео интервью с операционным директором (онлайн).
Второй этап: аудит шаблонного договора (покажем реальный кейс). Собеседование в офисе.
Третий этап: финальное знакомство с командой отдела.
Хочешь больше, чем просто работу?
Хочешь быть тем, кто держит в порядке документы крупнейших форумов страны? Хочешь работать не в скучной бухгалтерии, а в динамичной event-компании №1?
Тогда пиши.
Присылай резюме и ОБЯЗАТЕЛЬНО пару строк о том, почему ты считаешь документооборот — искусством.
Будем поддерживать порядок вместе. Но с огоньком 🔥
