Ведущий специалист службы протокола

Обязанности:

• Организация и проведение протокольных мероприятий (самостоятельный кейтеринг: сервировка согласно плану и стандартам компании), проверка наличия, комплектности и достаточности расходных материалов/продуктов питания, последующая уборка зоны фуршета;
• Организация хозяйственной деятельности: подбор поставщиков, анализ рынка и цен, закупка продукции, контроль наличия продукции в управлении;
• Актуализация списков партнеров и сотрудников компании, ведение справочника по памятным датам и значимым событиям, корректировка данных;
• Разработка и проработка поздравительных речей/текстов к юбилейным датам, событиям и прочим мероприятиям компании, адаптация текстов к разным категориям сотрудников;
• Работа по рассылке поздравлений посредством почты (в тч электронной), работа с курьерскими службами;
• Поиск и приобретение подарков (в том числе цветочных композиций) в рамках установленного бюджета, с согласованием сроков, ассортимента у заказчика и поставщика; последующая упаковка и отправка подарочной продукции;
• Ведение базы данных поставщиков;
• Подготовка, согласование и запуск договоров с поставщиками на оказание услуг по направлению деятельности;
• Формирование периодических отчетов по представительским расходам в компании, аналитика бюджета по расходам, подготовка отчётных документов для предоставления в бухгалтерию;
• Ведение сопутствующего документооборота.

Требования:

• Наличие высшего образования;
• Грамотная письменная и устная речь;
• Знание делового этикета, принципов официальной сервировки столов и обслуживания гостей мероприятий;
• "Насмотренность во взгляде" по оформлению, организации кейтеринговых мероприятий, внимание к деталям, чувство стиля и присутствие вкуса;
• Уверенный пользователь ПК (Microsoft Office);
• Приветствуется наличие успешных кейсов по участию в крупных бизнес-мероприятиях и торжественных приемах;
• Необходимы знания процессов закупок продуктов питания и напитков, умение подбирать качественные продукты и формировать оптимальные выгодные предложения;
• Опыт работы с программой 1С:Документооборот (или любой другой программой ЭДО);
• Выносливость (длительные мероприятия на ногах и с посудой в руках), стрессоустойчивость (капризный гость всегда прав), умение работать в команде (вместе одно дело), дружелюбие и расположенность к людям (ежедневно много (очень много​​​​​​​) контактов​​​​​​​.
  Условия:
• Работа в уникальном историческом центре города;
• График работы - 5/2, с 08:00 до 16:30;

• Социальные льготы и выплаты (в том числе компенсация аренды жилья иногородним до 50%);

• Физкультурно-оздоровительный комплекс (тренажерный зал, спортивные секции);

• ДМС детям сотрудников (платные клиники города) и сотрудникам (РЖД-медицина);

• Молодой коллектив и перспективы карьерного роста;

• Льготные путевки по России.